Assistant Médico-Administratif - Assistante Médico-Administrative H/F - Centre Hospitalier Bar le Duc Fains Veel

Centre hospitalier de Bar-Le-Duc, hôpital public.
1 Boulevard d'Argonne, 55012 BAR LE DUCLe Centre Hospitalier de Bar-le-Duc/Fains-Véel recherche 1 Secrétaire Médicale en psychiatrie adulte, sur le site de Fains-Véel.
Définition du poste :
La secrétaire médicale en psychiatrie adulte sous contrainte assure l'accueil, la gestion administrative et le suivi des dossiers patients dans un contexte psychiatrique complexe, incluant les soins sans consentement. Elle est garante de la bonne circulation de l'information entre les professionnels, les patients et leurs familles, tout en respectant la confidentialité et les procédures spécifiques à la psychiatrie.
Missions générales
- Accueil physique et téléphonique des patients, familles et professionnels (interne et externe)
- Gestion des agendas de consultations, interventions, examens et transports
- Préparation, suivi et mise à jour des dossiers patients, en format papier et numérique (Dossier Patient Infon-natisé - DPI) e Rédaction, saisie et diffusion des courriers médicaux et administratifs

Missions principales :
- Gestion administrative des modes de placement en soins psychiatriques sans consentement et mesures de sécurité :
> Rédaction des certificats médicaux liés aux placements (mensuels, situationnels, permissions, collèges, etc.)
> Gestion administrative des certificats médicaux relatifs à l'isolement et à la contention
Gestion d'un échéancier et suivi rigoureux des modes de placement et mesures de sécurité
- Organisation et coordination
> Prise de rendez-vous via logiciel GESTRDV et tenue d'une fiche Excel de suivi
> Programmation des transports et des admissions
> Travail en binôme avec la secrétaire du service Breuil pour assurer continuité et remplacement
- Participation active aux réunions de service :
> Présence lors des staffs, réunions institutionnelles
- Communication et coordination :
> Accueil des familles et professionnels, gestion des liens avec les mandataires judiciaires et autres administrations
> Suivi des documents personnels des patients (carte vitale, mutuelle, etc.) Traitement des dossiers patients :
> Réception, préparation et mise à jour des dossiers d'admission et de suivi
> Demande et suivi des comptes-rendus médicaux et examens réalisés hors site
> Saisie et archivage des documents numérisés
- Suivi administratif :
> Saisie des états de remboursement des frais de déplacement
> Participation à l'élaboration des Projets Personnalisés Individuels (PPI)
- Gestion du matériel et affichage
> Commande de fournitures bureautiques
> Mise à jour des tableaux d'affichage et transmission des dossiers aux archives

Connaissances opérationnelles spécifiques au poste
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels spécifiques au secteur hospitalier psychiatrique : Word, Excel, Outlook, Cariatides, GestRDV, Gestmédic, ainsi que les systèmes de gestion des dossiers patients informatisés (DPI).
Connaissance approfondie de la terminologie médicale, particulièrement en psychiatrie et en législation relative aux soins sous contrainte (placements sans consentement, isolement, contention).
- Excellente maîtrise de la frappe, avec rigueur dans le respect des règles de syntaxe, grammaire, conjugaison et orthographe, notamment pour la rédaction de documents officiels et certificats médicaux sensibles.
- Bonne connaissance des tâches spécifiques du secrétariat médical en psychiatrie, incluant la gestion administrative des dossiers complexes et sensibles.
Diplôme requis ou formation :
Titre de secrétaire médical(e) reconnu par l'État (niveau 4 - équivalent Bac)
Bac pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités BTS secretariat
Assistant médico-administratif (concours de catégorie B)

Experience: 2 An(s)

Compétences: Accueillir, orienter et renseigner un patient,Actualiser le dossier médical du patient,Renseigner des documents médico-administratifs,Assurer la confidentialité des informations médicales,Assurer un accueil téléphonique

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.