Responsable Archives H/F - Ch de Digne les Bains

CONTEXTE ORGANISATIONNEL
1. SERVICE
Service de gestion des dossiers médicaux et administratifs
2. HORAIRES : temps plein - 28 jours de congés et 14 jours de RTT
3. RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES
Poste rattaché hiérarchiquement à l'attachée d'administration de la Direction des Ressources et Moyens
Relations fonctionnelles :
Ensemble des directions et services de l'établissement
Secrétariats médicaux et administratifs
Délégué à la protection des données (DPO)
Archives Départementales
Prestataires externes : externalisation, élimination, déménagement.
4. COMPETENCES ATTENDUES AU REGARD DES ACTIVITES DU POSTE
Responsabilité de la politique d'archivage de l'établissement : collecte, conservation, traitement, communication selon les consignes spécifiques à l'archivage médical et administratif des établissements de santé.
4.1. CONNAISSANCES
- Code du Patrimoine et Code de la Santé Publique sur les domaines relatifs à la conservation et à la communication des documents et à la règlementation des archives
- Droit des patients
- Techniques archivistiques et de l'informatique spécialisée
- Organisation hospitalière
4.2. SAVOIR FAIRE
- Animer et développer un réseau de professionnels
- Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions dans son environnement professionnel
- Concevoir, piloter et évaluer un projet
- Identifier les fonds d'archives à collecter
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures et sur tout type de support (papier, numérique)
- Traduire la stratégie en orientations, en plan d'actions et en moyens de réalisation
- Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour sa réalisation
- Rédiger des notes, courriers, procédures et règlements
- Utiliser les logiciels métiers et particulièrement ceux dédiés à la gestion des archives
- Réaliser des recherches législatives et documentaires, réaliser la veille documentaire
4.3. SAVOIR ETRE
- Motiver une équipe, évaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs
- Communiquer avec tout type d'interlocuteur, négocier, faire appliquer la règlementation
- Analyser une situation, être force de proposition dans son domaine d'activité
4.4. ACTIVITES
Coordination et supervision des activités :
- de l'équipe placée sous sa responsabilité
- liées aux relations avec les services producteurs d'archives : conseil, sensibilisation, formation, élaboration des procédures de versement, utilisation interne de l'information
- découlant de la chaîne de traitement archivistique : tri, destructions, classement, description archivistique, tenue des tableaux de gestion, réalisation d'inventaires d'archives
- liées à la gestion matérielle des documents : organisation des flux, maîtrise des espaces de conservation, conservation préventive et palliative

5. CONDITIONS DE TRAVAIL PARTICULIERES
Aptitudes physiques :
- Manutention de charges lourdes
- Travail parfois isolé dans des locaux froids
- Doit être apte au port des charges et à la manipulation des dossiers.
Permis B obligatoire : déplacements fréquents, principalement sur la commune de Digne-les-Bains

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Méthode de classement et d'archivage,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.