Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Groupe FRM

Bureau d'études en Ingénierie forestière basée sur Mauguio (Grand Montpellier) travaillant à l'international essentiellement avec l'Afrique :
- Aménagement et gestion durable des forêts tropicales,
- Accompagnement à la certification de gestion durable (OLB, FSC, ?),
- Montage et enregistrement / certification de Projets Carbone basés sur la nature,
- Plantations forestières et agro-forestières,
- Projets de développement rural et aménagement du territoire.Le Groupe FORET RESSOURCES MANAGEMENT (FRM) est une entreprise spécialisée dans le développement de projets forestiers, en forêt naturelle et en plantations forestières et agroforestières, en Afrique tropicale, visant à contribuer à la gestion durable des forêts tropicales.

Dans le cadre du renforcement de notre service administratif, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour venir en appui direct à la Responsable Administrative et Ressources Humaines.

Ce poste très orienté gestion administrative implique une grande rigueur, une bonne organisation et un goût prononcé pour le travail de traitement, d'enregistrement et de classement de documents. Vous serez également chargé(e) de missions essentielles en administration du personnel, nécessitant autonomie, fiabilité et capacité d'analyse.
Ce poste comprend des missions variées et sera organisé pour permettre une montée en compétence progressive.
Ce poste ne comporte pas de tâche managériale de gestion des ressources humaines.

Missions principales :
Appui à l'administration du personnel (salariés, consultants, stagiaires, au siège ou expatriés) :
- Réalisation des démarches administratives liées à l'embauche de nouveaux collaborateurs (DPAE, constitution des dossiers, suivi des périodes d'essai, des visites médicales, tenue des registres, etc.).
- Échanges avec les organismes sociaux (mutuelle, prévoyance, URSSAF, etc.), notamment pour les affiliations / radiation du personnel.
- Centralisation et suivi temps de travail, des congés et des arrêts de travail (déclarations caisses maladie et prévoyance, calcul et suivi des Indemnité journalières, etc.).
- Saisie et mise à jour des variables mensuelles dans le logiciel de paie.
- Suivi des contrats des consultants externes (suivi des missions, des temps réalisés, des frais, de la facturation, des contrats, etc.).
- Pointage, contrôle et classement des notes de frais.

Gestion administrative générale :
- Classement et archivage physique et numérique des documents.
- Enregistrement et classement de pièces justificatives et de données RH, sous forme physique et numérique.
- Appui à la gestion des contrats d'assurance.
- Appui ponctuel sur d'autres tâches administratives, notamment en cas d'absence des autres membres de l'équipe administrative (accueil physique & téléphonique, suivi des dossiers de voyages, traitement du courrier, etc.).

Profil recherché :
- Formation administrative (Bac +2 minimum exigé).
- Une première expérience en appui à un service RH est un plus.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word).
- Rigueur, facilité d'adaptation, sens de l'organisation et discrétion professionnelle.
- Aptitude à analyser et à interpréter des documents administratifs, à identifier toute incohérence ou anomalie et à alerter de manière pertinente.
- Autonomie dans la gestion des priorités et des échéances.
- Bonnes capacités orale et rédactionnelle.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser la gestion administrative du personnel,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Ingénierie, études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.