Gestionnaire Administratif et Pédagogique du Collège Doctoral H/F - Universite de Toulon

Le gestionnaire administratif et pédagogique du Collège Doctoral apporte ainsi son appui à la direction de Collège Doctoral dans les activités de documentation, de gestion administrative et pédagogique. Il assure l'accueil, le conseil et le soutien des enseignants-chercheurs et des doctorants.

Activités essentielles:

Accueillir et informer les enseignants, doctorants, partenaires extérieurs ;
Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du Collège Doctoral;
Organiser le Conseil du Collège Doctoral, et rédiger les comptes rendus ou relevés de conclusions ;
Gérer les dossiers d'Habilitation à Diriger la Recherche (HDR) : réception, vérification et instruction ;
Saisir les données relatives aux HDR et aux maquettes de formation sur APOGEE ;
Assurer le suivi du cursus des formations transverses (planning, assiduité, suivi des heures) ;
Prospecter et gérer les dossiers des intervenants vacataires en collaboration avec la direction des ressources humaines ;
Réaliser les enquêtes d'insertion professionnelle auprès des anciens doctorants ;
Collecter, fiabiliser et analyser des données (enquêtes ministérielles, bilan annuel, dossier HCERES) puis alimenter les tableaux de bord de suivi de l'activité ;
Assurer la mise à jour et la création de rubriques sur le site internet de la structure ;
Organiser les manifestations scientifiques en lien avec le Doctorat (Doctoriades, concours "Ma thèse en 180 secondes", Cérémonie de remise des diplômes...) ;
Organiser le suivi des missions de diffusion de la culture scientifique et technique ;
Rédiger des procédures et veiller à leur mise en oeuvre ;
Participer au suivi du budget en collaboration avec la gestionnaire financière et la directrice de la DRV ;
Instruire les demandes d'aide à la mobilité pour les doctorants concernant les financements proposés par le Collège Doctoral;
Participer aux démarches administratives des doctorants en cotutelle.

Contraintes particulières :

L'agent sera amené à travailler sur les deux sites principaux de l'Université de Toulon à savoir, les campus de La Garde et de Toulon.

Connaissances :

Organisation et fonctionnement d'une école doctorale
Technique d'élaboration de documents
Technique de communication

Compétences opérationnelles :

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Qualités rédactionnelles : contextualisation, synthèse et présentation multi-support
Utiliser les outils bureautiques et les différents logiciels métiers (APOGEE, SAGHE)
Avoir un bon niveau d'anglais - niveau B1
Travailler en équipe

Experience: 1 An(s) - gestion et/ou d'assistance adm

Langues: Anglais exigé

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.