Assistance Administrative pour le Suivi des Instances de Pilotage Interne H/F - Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique

Définition du poste : Assurer le suivi et la gestion des instances de pilotage internes de l'établissement: CSA, F3SCT, en lien avec la secrétaire générale. Assurer le suivi et la gestion des réunions du Conseil Scientifique du PNV en lien avec le chef de pôle Connaissances et Gestion.

Assurer des missions d'appui en secrétariat auprès des responsables de pôles et de l'ensemble des chargés de mission de l'établissement, comme au sein du secrétariat général.

Missions et activités du poste:
Mission de base : Secrétariat

- Répartir le courrier après lecture par le directeur et DA;

- Saisir et mettre en forme des documents, rédiger des courriers;

- Réaliser les publipostages et la mise sous plis ;

- Assurer la logistique de réunions avec partenaires externes ;

- Procéder au tri, au classement et à l'archivage de documents et contribution à l'archivage du personnel du parc;

- Gestion des notes de service internes.

Mission spécifiques : Appui administratif

- Programmer, préparer les instances de pilotage internes : CSA (3 comités par an mini), F3SCT (3 formations par an minimum), circuit-courts, envoyer les dossiers de séances et suivre les décisions en lien avec la secrétaire générale;

- Rédiger les comptes-rendus de ces instances;

- Programmer, préparer les réunions du conseil scientifique du PNV (3 comités par an dont un sur le terrain), des séminaires externes ou internes et des journées scientifiques ou évènementielles occasionnelles, pour l'ensemble des aspects administratifs et logistiques (Journée scientifique, veille sanitaire);

- Mettre à jour le registre des actes administratifs avec les autorisations travaux, prises de vue et permis scientifiques ;

- Saisie des relevés annuels dans les bases de données notamment pour Alpages Sentinelles et Biodivanoise ;

- Relecture de rapports et relevé des besoins de corrections et intégration (ex : guide capture Bouquetins) ;

- Scan et mise en ligne de l'ensemble des études et rapports scientifiques du PNV;

- Assurer le suivi de dossiers RH: visites médicales, visite IGAPS, FIPHFP, élections professionnelles.

Missions autres: assurer la continuité de service

- Remplacement de l'assistante de direction ;

- Accueil ponctuel : téléphone, réception des livreurs, messagerie électronique.

Le dossier comprenant une lettre de motivation et un curriculum vitae sont à adresser uniquement via le formulaire OFB:

COMPÉTENCES REQUISES SUR LE POSTE
Savoirs (connaissances théoriques et pratiques)

Ø Maîtrise des outils de bureautique;

Ø Connaissances sur l'environnement administratif de l'établissement.

Savoir-faire (technique et méthodologique)

Ø Capacité d'anticiper les dossiers consommateurs de temps;

Ø Planifier et organiser des réunions ou séminaires;

Ø Capacité à prendre des notes et à rédiger un compte rendu.
Afficher la suite
Savoir-être (attitudes et comportement attendu)

Ø Méthode, rigueur, respect des délais ;

Ø Déontologie professionnelle et discrétion ;

Ø Capacité d'adaptation ;

Ø Ouverture d'esprit, organisé(e), rigoureux(se);

Ø Capacité à rendre compte;

Ø Sens du travail en équipe, convivialité.