Gestionnaire Administratif et Financier H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

MISSIONS :
Assurer les démarches administratives et financières des chercheurs et enseignants chercheurs dans leur quotidien.
Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure.
Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

ACTIVITES :
Activités principales

- Assurer la coordination et/ ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet.

- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion.
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers).
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances.
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines.
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées.
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
- Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion.
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
- Coordonner les aspects logistiques de la structure.

Activités secondaires
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes.
- Classer et archiver des documents.
- Retranscrire des informations orales à l'écrit.
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.
- Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire.

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances sur l'environnement professionnel
- Connaissances budgétaires générales
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques de communication

- Culture internet
- Environnement et réseaux professionnels
- Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Techniques de communication
- Techniques d'élaboration de documents
- Objectifs et projets de l'établissement
- Finances publiques

Savoir-faire opérationnels
- Accueillir les populations concernées
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Mettre en oeuvre une démarche qualité
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Travailler en équipe
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles

Savoir Être
- Sens de l'organisation
- Rigueur /fiabilité
- Réactivité
- Sens relationnel