Gestionnaire Administratif·ve et Financier·ère H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

La personne recrutée est placée sous l'autorité hiérarchique du directeur de BiodivAG et de celle du directeur du département de Biologie.la personne recrutée est intégrée au pôle administratif Biologie-Géologie avec un lien fonctionnel avec la responsable.

Relations fonctionnelles du poste au sein de l'unité de travail, dans et en dehors de l'Université (partenaires) : La personne recrutée est en relation avec les usagers internes et externes du laboratoire et du département de Biologie.

Gestion administrative:

- Saisir et mettre à jour des bases de données (gestion administrative, financière, emplois du temps)
- Gestion des ordres de mission et déplacements des usagers internes et externes
- Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports...)
- Gestion et suivi des fournitures, courrier et colis
- Aide auprès des usagers internes et extérieurs étrangers dans les démarches administratives
- Rédaction des compte rendu de réunion, archivage

Gestion financière :

- Gestion des achats (bon de commande, suivi, réception et distribution) et des stocks
- Gestion des fonds de l'Université (diverses subventions) : dépenses, bilan financier
- Extractions du logiciel SIFAC, alimentation des tableaux de bords

Communication:

- Mise à jour de la page web du labo (logiciel Ametys) et du département
- Transmission de l'information et gestion des listes de diffusion
- Saisie et mise à jour des publications (logiciel Hal)
- Organisation de la logistique relative aux réunions
- Aide à l'organisation de colloques scientifiques

Savoirs:

- Connaissance de l'outil de gestion SIFAC
- Réglementation financière
- Techniques de communication
- Techniques d'élaboration de documents
- Anglais

Savoir-faire:

- Appliquer les règles financières
- Assurer le suivi des dépenses et des recettes
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Savoir communiquer
- Accueillir, renseigner et servir les usagers
- Connaissance outil de gestion du temps (Chronotime)
- Connaissance outil de gestion des déplacements (Notilus)

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Savoir-être :

- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
- Sens de la confidentialité
- Capacité d'écoute