Gestionnaire Administratif Département Immobilier - Crous de Lyon H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Gestionnaire administratif au sein du pôle administratif, juridique et financier de la direction du patrimoine placé sous la responsabilité directe de la directrice du patrimoine en lien avec l'équipe du patrimoine. Veiller à la bonne organisation administrative des activités du service. Mise en oeuvre et suivi des procédures de marchés publics relatifs aux opérations immobilières.

Activités principales

Organisation administrative des activités du service: assistance générale au bon fonctionnement de la direction du patrimoine

· La gestion du courrier entrant et sortant,

· L'accueil téléphonique et physique des visiteurs,

· La préparation et l'organisation de réunions et d'événements internes,

· Le classement et l'archivage de documents format papier et dématérialisé en lien avec l'archiviste,

· Travail sur l'arborescence des fichiers informatiques de la direction,

· Le traitement de dossiers RH,

· La rédaction et la mise en forme de documents divers (courriers, etc.),

· La gestion d'agendas et de rendez vous

· La gestion des commandes de fournitures en lien avec le service logistique,

Organisation et gestion des procédures de passation des marchés publics de la direction du patrimoine en lien avec les chargés de projet et le service juridique

Montage des procédures d'appel d'offres : gérer les procédures de mises en concurrence du lancement à la notification dans le respect du calendrier prévisionnel

·Préparation des pièces administratives contractuelles,

·Avis de publicité, suivi de la publication de la procédure et gestion de la consultation et de l'interface avec les candidats,

·Participer à l'ouverture des plis réceptionnés, initier et coordonner l'analyse des offres

·Organisation et participation aux commissions techniques de choix des offres,

·Elaboration des rapports de présentation des procédures,

·Superviser l'achèvement de la procédure (fournir les éléments justificatifs de rejet aux candidats non retenus, vérifier les pièces du marché avant notification)

·Préparation des dossiers pour le service du contrôle budgétaire régional

·Information des candidats non retenus et réponses aux demandes d'informations

·Notification aux entreprises

·Avis d'attribution

·Elaborer un descriptif synthétique du nouveau marché afin de faciliter la mise en place du marché

Gérer le suivi des marchés après la notification :

·Rédaction des actes modificatifs et autres courriers d'exécution

·Gestion des actes de sous-traitance, garanties bancaires, cession de créance, agrément de délégations de paiement
·Gestion des relations avec les fournisseurs titulaires des marchés : mise à jour des attestations fiscales et sociales des fournisseurs
·Engagement des marchés notifiés dans le module marché de ORION NG
·Recensement économique des marchés e

Savoirs:

Maitrise des écrits et des procédures administratives,

Maitrise communication écrite et orale

Savoir-faire :

Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (profil acheteur) et maîtriser les outils bureautiques (Pack Office, notamment Word, Excel, Power Point)

Savoir mettre en oeuvre des procédures et des règles

Forte capacité rédactionnelle
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Rigueur et méthode

Synthétiser des informations, des données, un document

Capacité d'organisation, polyvalence

Savoir faire preuve de réactivité, d'autonomie et d'initiative dans la prise en charge des dossiers et des questions posées

Aptitude à travailler en équipe, très bonnes qualités relationnelles, sens de la pédagogie

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion

Savoir rendre compte

Savoir-être:

Respect des obligations de discrétion et de la confidentialité

Bon relationnel,

Capacité à travailler en équipe et en transversalité, échanger au quotidien et en concertation avec ses collèges et supérieurs hiérarchiques

Loyauté

Capacité à s'adapter aux situations urgentes et à rendre compte,

Rigueur

Réactif, force de proposition, développer de réelles capacités à l'autonomie dans l'organisation de son travail

Formation de niveau minimum Bac +2