Assistant de Direction au Secrétariat Commun Sg Sga Pedec H/F - Prefecture de Departement Bas-Rhin

Vos activités principales

L'activité est mutualisée avec celle de l'autre assistante de direction au secrétariat général et suppose aussi de travailler en équipe avec l'assistant de la préfète délégué (remplacements possibles : congés, etc.).

Au sein du secrétariat commun, l'assistant de direction :
- aide à l'organisation du travail de direction
- traite les contacts des responsables : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs
- planifie, organise et assure le suivi des réunions
- réceptionne les parapheurs et leur suivi
- traite des dossiers ponctuels et assure le suivi d'affaires réservées
- veille à la bonne réception dans les délais impartis des dossiers pour le secrétaire général / secrétaire général adjoint
- assure l'accueil physique et téléphonique
- gère les messageries fonctionnelles de la préfète déléguée pour l'égalité des chances, du secrétaire général et de la secrétaire générale adjointe
- prend en charge des aspects logistiques de la fonction de direction (réservation de billets de trains par exemple ce qui suppose de se former au logiciel chorus)
- gère et commande les fournitures de bureau LYRECO, ainsi que le mobilier pour la direction
- courrier départ et arrivée de la direction sous la forme de parapheurs principalement

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Temps plein

Le poste suppose de :
Réactivité en fonction de l'urgence des demandes - sens de l'organisation - disponibilité en fonction des besoins
du service - travail en binôme
Liaison directe avec les membres du corps préfectoral
Confidentialité sur les dossiers et les communications téléphoniques
L'agent assure sa mission dans le respect des engagements fixés par le référentiel Qualipref :
- un accueil téléphonique courtois et efficace
- une réponse aux courriels en moins de 10 jours dans 80 % des cas.

- Activités du service

La préfète déléguée pour l'égalité des chances anime et coordonne les dispositifs de l'État dans les domaines de l'emploi, de l'éducation, du logement, de la rénovation urbaine, de la citoyenneté.
Le secrétaire général et la secrétaire générale adjointe dirigent les services administratifs de la préfecture et assure la coordination et l'animation des services départementaux de l'État.

- Composition et effectifs du service

Le secrétariat commun est composé de 2 secrétaires. Il exerce son activité pour le compte des autorités préfectorales.
Sa composition et son organisation est susceptible d'évoluer.tés.

- Liaisons hiérarchiques

La préfète déléguée pour l'égalité des chances,
Le secrétaire général
La secrétaire générale adjointe

- Liaisons fonctionnelles
Directeurs de la préfecture, assistants du corps préfectoral et des DDI et partenaires extérieurs.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,devoir de réserve

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.