Secrétaire de Formation H/F - AFEPT

L'AFEPT recherche un.e Secrétaire de Formation. Le poste est à pourvoir au plus tôt et sera basé à Bordeaux.
Sous la responsabilité hiérarchique du responsable de Pôle, le.a secrétaire de formation aura pour rôle principal d'assurer le fonctionnement administratif pédagogique action de formation de l'AFEPT en liaison avec toutes les personnes concernées : stagiaires, équipe pédagogique, services centraux, partenaires, commanditaires ou personnes externes à l'établissement.

Vos missions :
Réguler le bon fonctionnement des actions et apporter un support administratif :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et délivrer les informations nécessaires ou réorienter vers les personnes concernées.
- Compléter les outils de suivi et le reporting internes (SCFORM, Systèmes d'Informations dédiés au dispositif, ).
- Assurer une bonne communication auprès des partenaires et veiller à la complétude régulière des tableaux de bords de suivi des actions et des parcours.
- Effectuer un rapprochement entre les éléments de justification (émargements, livrables) et les données saisies dans nos outils puis transmettre, de manière conforme, les états de réalisation dans les systèmes d'information de nos partenaires (EOS, KAIROS, AROFE, PREST@PPLI, ROMEO, CERES, EDENRED...).
- Assurer la validation des temps de formation stagiaires.
- Préparer en lien avec le coordonnateur et l'équipe de formateurs les éléments nécessaires aux suivis, aux bilans et/ou à la facturation des actions.
- Participer à l'amélioration continue des processus administratifs en vigueur.

Apporter des services aux apprenants :
- Contribuer à la gestion des prescriptions.
- Centraliser les émargements et les motifs d'absences (arrêts de travail, accident du travail, Attestation de salaire, déclaration, ...) en lien avec le coordonnateur et les formateurs.
- Constituer le dossier de prise en charge et/ou de rémunération du stagiaire.
- Effectuer les remontées d'information auprès de l'agence des paiements dans les délais impartis pour garantir le traitement de la rémunération.
- Répondre aux sollicitations des stagiaires dans le champ de ses attributions (questions relatives à la rémunération, aux services annexes à la formation comme la prise en charge des repas, prise en charge des nuitées d'hébergement, ...).

Assurer la circulation de l'information et garantir la qualité des suivis administratifs des stagiaires :
- Transmettre aux stagiaires les éléments contractuels de son parcours (attestation, tickets de restauration, Avis de paiement, copie d'émargement, ).
- Assurer les commandes de tickets service pour l'AFEPT.
- Renseigner les usagers sur le fonctionnement des dispositifs en charge, prendre les messages des bénéficiaires, des prescripteurs, des partenaires, des financeurs et les transmettre à l'équipe.
- Assurer en lien avec le coordinateur et partenaires externes dans le cadre de groupements les audits/contrôles des commanditaires (contrôles de services faits, FSE, CRE...). Sécuriser les remontées d'information.
- Dans le cadre de notre système qualité, contactez les apprenants et traitez les retours pour un suivi post formation.

Profil
Minimum Bac ou Bac Professionnel en apprentissage
Expérience minimum de 2 ans requise (même en apprentissage)

Lieux d'intervention
Basé à Bordeaux des interventions sont prévues sur la ville suivante :
Bordeaux : Siège social - 40 rue de Marseille et autres sites Afept
Bègles : 7 Rue de la Moulinatte

Type de Contrat et rémunération
CDD à temps plein de 9 mois renouvelables
Prise de poste dès que possible
Rémunération en fonction du profil / expérience 1900€ brut mensuel minimum

Experience: 2 An(s)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.