Gestionnaire Administratif·ve du Suivi des Activités du Collège des Etudes Doctorales et des Hdr H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Vos missions :

Le/la gestionnaire assure le suivi administratif et organisationnel des activités du Collège des études doctorales (CED) et de la procédure d'Habilitation à Diriger des Recherches* (HDR).

Il/elle veille à la conformité des procédures et au respect des calendriers, en lien avec le Collège des études doctorales, les écoles doctorales, les services centraux et les instances universitaires.

Activités principales :

1. Gestion administrative du Collège des études doctorales

-Organisation, participation et rédaction des procès-verbaux des réunions du Conseil du CED
-Gestion et élaborations des bilans des enquêtes ministérielles sur le devenir des docteurs (IP-DOC)

2. Gestion des programmes de mobilité

-Gestion des programmes de mobilités du CED et des programmes Perdiguier et Aide à la cotutelle (réception des dossiers de candidature, transmission à la commission d'aides à la mobilité, élaboration des procès-verbaux)
-Suivi financier des programmes de mobilités
-Gestion des dossiers de bourse EIFFEL en collaboration avec la chargée de développement international

3. Gestion des formations doctorales

-Veille, Recherche et proposition de nouvelles formations,
-Organisation et suivi des formations
-Gestion et suivi du budget des formations
-Elaboration du bilan annuel des formations

4. Gestion administrative des dossiers HDR

-Gestion administrative des dossiers HDR de la demande d'inscription à la soutenance
-Echanges avec les candidats sur les questions liées à la procédure HDR
-Gestion des inscriptions administratives
-Elaboration du bilan annuel
-Participation à la Commission Recherche Restreinte

Activités annexes :

-Co-organisation des évènements des Ecoles doctorales et du CED (Cérémonie des docteurs, réunions de rentrée, journées scientifiques, .)
-Co-gestion de la page LinkedIn des Ecoles doctorales
-Mise en place et suivi de questionnaires de satisfaction auprès des doctorants

Connaissances

- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique

Compétences opérationnelles :

- Mettre en oeuvre des procédures et des règles

- Savoir organiser et planifier son travail en respectant les échéances et les délais contraints

- Élaborer des procès-verbaux formels reflétant fidèlement les discussions, les décisions prises, et les actions convenues en commissions ou conseils.
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- Savoir rendre compte

- Logiciels spécifiques : PowerPoint, Word, Excel, Acrobat, MeisterTask, Adum

- Anglais apprécié

Compétences comportementales :

- Esprit de synthèse et polyvalence

- Rigueur et fiabilité

- Travail en équipe

- Capacité d'adaptation et d'anticipation

- Souplesse face aux changements