Assistante de Direction - Communaute de Communes de Castillon - Pujols H/F - Fonction publique Territoriale

OBJECTIFS DU POSTE

? Apporter soutien et appui permanent au directeur en termes d'organisation personnelle, de suivi de projets, d'activités et de communication.

Missions principales :

Assistance du directeur :

? Tenue de l'agenda et prises de rendez-vous
? Rédaction de courriers, d'emailings, suivi partiel de la messagerie du DGS
? Effectue le suivi du secrétariat du DGS : courriers, notes, comptes-rendus, parapheurs, réalisation de PPT ...
? Gestion et optimisation de l'emploi du temps du DGS
? Planification des réunions internes et externes, réservation de salles, envoi des convocations et transmission de documents ...
? Reporting des informations : rappel des informations importantes, transmission des messages, communication de la direction vers les services et réciproquement
? Suivi des projets et activités de la direction : application des procédures administratives, suivi des échéances d'activités...

Chargée des assemblées :

? Prépare et envoi des ordres du jours, des convocations et de tous les documents nécessaires à la bonne tenue et au respect de la réglementation des instances communautaires
? Coordonner et facilite, via les outils en place, le retour des éléments nécessaires aux instances (notes techniques, notes de présentation et PPT, rapports des services...)
? Assiste aux réunions du Conseil Communautaire et du Conseil d'Administration et participe à la bonne tenue administrative
? Rédige les comptes-rendus et délibérations
? Se charge de la télétransmission des actes aux services de la Sous-Préfecture (logiciel AGEDI)
? Se charge de la diffusion, de la publication et du classement des actes de la collectivité ainsi que de la tenue des registres
?
Relais avec les élus et les chefs de service :

? Prépare les réunions en collaboration avec le DGS, les élus et les chefs de service en charges des dossiers

Affaires générales :

? Encadrement d'un agent technique
? Gestion des contrats : AGEDI (télétransmission des actes administratifs), informatique (relais avec l'informaticien...), téléphonie mobile (suivi des abonnements), JIMDO

Savoirs :
? Connaissance du fonctionnement et de la réglementation des collectivités territoriales
? Bonne connaissance de la structure et de son organisation
? Connaissance des procédures administratives

Savoirs faire :
? Capacité d'organisation,
? Bonne expression écrite et orale
? Capacité à gérer les priorités
? Savoir rendre compte
? Sens de la communication

Savoirs être :
? Qualité relationnelle
? Confiance
? Polyvalence
? Disponibilité
? Rigueur
? Réactivité
? Devoir de réserve et discrétion professionnelle