Chef de Service Scolarité H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Placée sous l'autorité hiérarchique de la Directrice de la DEVE, le chef de service assure le pilotage du service et la coordination des missions, des actes et des projets liés à son domaine de gestion. Elle assure l'encadrement des personnels composant le service (6 agents de catégorie C). Elle participe, en collaboration fonctionnelle étroite avec le directeur de la faculté, à la définition et à la mise en oeuvre des orientations et objectifs de la faculté, en matière de formation de la Faculté Administration et Communication, dans le cadre de la politique de l'établissement.

ACTIVITES PRINCIPALES

- Piloter et coordonner la mise en oeuvre du projet de service de la scolarité en accord avec le projet de direction de la DEVE et accompagner les agents dans la conduite du changement

- Encadrer et animer une équipe de 6 agents, gestionnaires de scolarité

- Coordonner et superviser les activités du service en prenant soin de poursuivre l'esprit d'équipe, le partage d'informations et l'amélioration continue

- Assurer un reporting régulier auprès de la DEVE

- Concevoir, rédiger, faire appliquer et diffuser les procédures liées à la gestion des activités du service (sélection, examens, jurys, diffusion des résultats) dans le respect de la réglementation, des orientations adoptées par les instances de l'Université et dans le souci de les adapter aux différents publics

- Piloter la construction des calendriers annuels de chacun des diplômes réalisés par les gestionnaires en partenariat avec les responsables pédagogiques

- Mettre à jour les structures de diplôme ainsi que les modalités de contrôle des connaissances en concertation avec les responsables pédagogiques, transmettre les documents à soumettre au vote des différents conseils

- Assurer la gestion des candidatures aux diplômes: organisation, information, suivi

- Assurer la coordination et l'interface avec les différents partenaires : responsables de diplômes, EEDU, relations internationales, SOIP, direction de la communication, ... ;

- Suivre et assurer, en lien avec les responsables de formation concernés, le renouvellement des conventions en cours ou la rédaction de nouvelles conventions ainsi que les annexes pédagogiques et financières.

- Savoirs:

- Bonne connaissance de l'organisation et le fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur français, dont l'Université Toulouse Capitole

- Bonne connaissance de l'architecture des diplômes de l'enseignement supérieur français et européen

- Bonne connaissance de la règlementation en matière de scolarité universitaire

- Savoir-faire:

- Maîtriser les techniques de communication et de management d'équipe (répartition des tâches, définition des priorités, planification des actions, estimation des besoins, coordination et pilotage, conduite d'entretien et de réunion, gestion des conflits et négociation)
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- Savoir appliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementaires

- Maitriser les logiciels de bureautique courants

- Savoir utiliser les applications de gestion de scolarité « APOGEE », de gestion des emplois du temps « ADE-CAMPUS » et de suivi des heures d'enseignement « SAGHE »

- Savoir-être:

- Sens du service public, discrétion et confidentialité

- Très bonne communication orale et écrite, pédagogie

- Autonomie, travail en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes

- Capacité d'adaptation, sens de l'organisation et rigueur

- Réactivité, gestion des délais et capacité à travailler dans l'urgence

- Gestion du stress