Secrétaire Chargée d'Accueil Service Technique - Commune de Rousset H/F - Fonction publique Territoriale

Secrétaire-Chargée d'accueil Services Techniques
Filière : Administrative ou technique Cadre d'emplois : Catégorie C
Recrutement statutaire
Assurer un accueil téléphonique et physique au sein de la structure
Renseigner et orienter le public
Assurer une partie du secrétariat en collaboration avec les assistantes

Principales missions

Accueillir les visiteurs
Assurer une permanence physique et téléphonique (horaires fixes d'ouverture et de fermeture)
Recueillir, traiter et/ou transmettre tous les messages (tous canaux confondus)
Inscrire les administrés à la tournée des végétaux,
Assurer le suivi administratif du prêt de matériel et de l'organisation des manifestations municipales/associatives
Assurer les suivis et récurrences mis en place et en créer en fonction des besoins
Rédiger et assurer le suivi de réalisation des Fiches Techniques
Rédiger et transmettre les bons de commande
Assurer la rédaction de courriers selon consignes des assistantes
Apporter une aide selon les besoins du service administratif
Marge d'autonomie
Interlocuteurs
Internes : Assistantes, Adjoint au directeur, chefs d'équipe & leurs Adjoints, Agents municipaux.
Externes : Entreprises, Administrés et Usagers.
Organise son travail de façon autonome mais en relation permanente avec ses interlocuteurs internes
Pose ses congés et récupérations en concertation avec ses collègues sous validation de l'Adjoint du DST ou du DST

Posséder le sens de la communication
Faire preuve d'organisation
Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
Avoir une bonne présentation
Etre dynamique
Etre discrète
Maîtriser les logiciels bureautiques (excel ; word)
Avoir un bon relationnel
Formations requises

Connaissances en secrétariat-bureautique
Permis VL

Temps et horaires de travail

Temps : complet
Horaires : 8h-12h/13h30-17h30 (horaires fixes lié au standard - une demi-journée libre à définir en concertation avec ses collègues)