Sous Prefecture Chalon sur Saone - Charge des Affaires Generales et Fonctions Support H/F - Fonction publique de l'État

GROUPE RIFSEEP : 1
Vos activités principales
- Assistante du secrétaire général: agenda, organisation de réunion, invitations, rédaction de courriers et notes, contrôle de la messagerie sécurisée RESCOM,
- Instruction des manifestations sportives motorisées et contrôle des feux d'artifices,
- Suivi des déclarations de manifestations revendicatives,
- Suivi des questions logistiques et des travaux de la sous-préfecture en lien avec l'agent technique et le SGCD (demandes de devis, suivi des travaux, contact avec les entreprises, ...),
- Suivi des questions budgétaires en lien avec le SGCD/FINANCE (suivi du centre de coût, documents d'engagement et de paiement des factures à la signature du sous-préfet, dépenses carte achat, fournitures et achats divers...),
- Sécurité interne en lien avec l'assistant de prévention: contrôle d'accès, vidéo-surveillance, alarme périmétrique et renvoi RAMSES (police nationale), audit de sûreté, sécurité incendie, document unique,
- Suivi du personnel en lien avec le SGCD/RH (transmissions, dossiers individuels, stagiaires et vacataires, ...)
- Service intérieur: réservation de la salle de réunion, planning de la voiture de service, ...
- Gestion des inventaires et notamment inventaire résidence du sous-préfet,
- Instruction et suivi des demandes d'inscription sur le registre des revendeurs d'objets mobiliers,
- Suppléance de la fonction courrier,
- Suppléance et polyvalence avec le poste d'assistante du sous-préfet,
- Appui ponctuel «secrétariat» aux deux pôles en fonction de la charge de travail

Votre environnement professionnel
Activités du service
Le service «affaires générales» de la sous-préfecture assure les missions de gestion de la sous-préfecture et de cabinet du sous-préfet. Il comprend 5 agents dont 2 administratifs et 3 techniques.

Composition et effectifs du service
1 agent de catégorie B, 4 agents de catégorie C dont 3 agents techniques
Liaisons hiérarchiques
Secrétaire général, Sous-préfet
Liaisons fonctionnelles
Préfecture (SGCD), forces de sécurité intérieure

VOS COMPETENCES PRINCIPALES MISES EN OEUVRE
Connaissance technique :
- avoir des compétences en informatique : maîtrise -requis
- avoir des compétences budgétaires et comptables : pratique - requis
- connaître l'environnement professionnel : pratique - requis
Savoir-faire :
- savoir s'organiser : maîtrise - requis
Savoir-être :
- avoir le sens des relations humaines : pratique - requis
- savoir accueillir : maîtrise - requis
- savoir communiquer : pratique - requis
- savoir s'exprimer oralement : pratique - requis

Vos perspectives:
La polyvalence de ce poste peut permettre une orientation vers les métiers de l'accueil, de secrétaire de direction ou d'instruction de dossier en matière réglementaire. Les connaissances acquises sont un atout pour les concours de catégorie B

Durée attendue sur le poste : 3 ans