Office Manager H/F - Cabinet EKINOX

Office Manager - Groupe multi-sociétés

Paris 13e - CDI
Rémunération : 35 à 45 K€ selon profil

Contexte

Dans le cadre du développement du Groupe, composé de plusieurs holdings et sociétés opérationnelles, nous recherchons un(e) Office Manager pour accompagner la direction dans la gestion quotidienne des activités administratives, comptables et opérationnelles.

Missions principales

1. Gestion administrative et comptable

- Émission, saisie et suivi des factures clients et fournisseurs, relances et recouvrements.
- Saisie et suivi des notes de frais.
- Interface avec les prestataires externes (experts-comptables, fournisseurs, partenaires, etc.).
- Gestion du courrier, des contrats et de la documentation administrative.
- Participation à la préparation des rapports financiers et RH.
- Contrôle des commissions compagnies et suivi des protocoles assureurs / partenaires.

2. Support à la direction et aux équipes

- Organisation des réunions, déplacements et événements internes.
- Gestion des agendas, des appels et accueil des visiteurs.
- Soutien administratif aux différents pôles : RH, finance, direction générale, etc.

3. Gestion des bureaux et logistique

- Supervision de la vie des bureaux et du bon fonctionnement des locaux.
- Suivi des fournitures, maintenance, sécurité et services généraux.
- Coordination avec les prestataires IT, ménage, sécurité, maintenance.
- Mise en place d'initiatives d'amélioration continue du cadre de travail.

4. Ressources humaines (selon la structure)

- Suivi administratif du personnel : congés, contrats, dossiers salariés, etc.
- Soutien ponctuel sur les process RH internes.

Profil recherché

Compétences techniques

- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Excel, etc.).
- Solides bases en gestion administrative et comptable.
- Capacité à prioriser, organiser et gérer plusieurs sujets simultanément.

Qualités personnelles

- Rigueur, autonomie et sens de l'organisation.
- Excellentes qualités relationnelles et sens du service.
- Discrétion, proactivité et esprit d'équipe.

Formation & expérience

- Bac +2 à Bac +5 (Assistanat, Gestion, RH, ou équivalent).
- 3 à 10 ans d'expérience minimum sur un poste similaire (Office Manager, Assistant(e) de direction, etc.), idéalement au sein d'un groupe multi-sociétés.