Secrétaire de Direction - CDI H/F - Groupe hospitalier Paris Saint-Joseph

Dans le cadre du renforcement de la modernisation des processus de secrétariat, le poste de Secrétaire de direction vise à assurer la gestion quotidienne du secrétariat, du courrier et de la planification des réunions, tout en intégrant les nouveaux outils numériques et d'intelligence artificielle pour automatiser les tâches répétitives et optimiser la qualité des livrables.

Vos missions
- Gestion du secrétariat et du courrier
- Assurer la réception, le tri et la diffusion du courrier entrant et sortant.
- Rédiger, mettre en forme et archiver les courriers et documents administratifs.
- Suivi documentaire.
- Gérer les appels, les courriels et les demandes internes/externe avec professionnalisme.
- Appui à la direction dans l'organisation quotidienne
- Gérer les plannings, les agendas et la planification des réunions.
- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et déplacements.
- Mettre à jour les tableaux de bord et supports administratifs.
- Automatisation et usage avancé des outils numériques
- Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs (Office 365, Google Workspace, etc.).
- Exploiter les fonctionnalités d'IA et d'assistants numériques (ex : Copilot, ChatGPT, etc.) pour :
- Générer des trames de réponse automatiques.
- Concevoir des modèles de présentation et de documents.
- Mettre à jour et automatiser les tableaux de suivi (Excel/Sheets).
- Gérer des modèles de comptes rendus et leur diffusion automatisée.
- Suivi et traitement post-réunion
- Élaborer et finaliser les comptes rendus de réunion à partir de trames générées automatiquement.
- Superviser l'envoi automatisé des comptes rendus et documents de suivi aux participants.
- Garantir la cohérence et la qualité des informations diffusées.

Techniques :

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.)
- Bonne connaissance des outils collaboratifs et de gestion documentaire
- Capacité à utiliser et paramétrer des outils d'automatisation / IA (Copilote, outils de transcription, etc.)
- Connaissances solides en rédaction administrative et présentation de documents

Organisationnelles et relationnelles :

- Rigueur, confidentialité et sens de l'organisation
- Réactivité et autonomie
- Capacité à prioriser et à anticiper
- Bon relationnel et sens du service