Secrétaire Médicale - Centre de Gestion de la F.P.T. de la Marne H/F - Fonction publique Territoriale

Etablissement public administratif, le Centre de gestion de la Fonction publique territoriale de la Marne assure l'accompagnement et la gestion RH pour l'ensemble des 735 collectivités du département en fonction de leur taille.
Au coeur des missions RH réalisées par les collaborateurs du CDG figure le suivi en prévention et santé au travail. C'est ainsi que nous accompagnons chaque jour plus de 5000 agents des collectivités et établissements publics marnais au sein du pôle Prévention et santé au Travail, animé par une directrice de pôle et comprenant :
- Un service de médecine préventive avec trois médecins de prévention (TNC), 2 infirmières de santé au travail et un secrétariat médical,
- Une équipe d'intervention pluri disciplinaire comprenant une ergonome, 1 psychologue du travail
- Un service assurance statutaire,
- Un service instances médicales
- Un service Gestion des Risques - Handicap comprenant deux conseillers en prévention des risques professionnels - 2 psychologues du travail dont 1 assure également les missions de référent handicap,

Sous la responsabilité de la Directrice de Pôle, vous assurez les missions suivantes :
* Participer à l'accueil téléphonique et courriel des demandes adressées au service, en assurer la réponse selon les situations ou la transmission, accompagnées les interlocuteurs dans les démarches souhaitées (demande de visite, de suivi, ...)
* Effectuer l'accueil, la création/gestion/mise à jour du dossier informatique patient : recueil et enregistrement des informations administratives et médicales, report des informations dans le carnet de santé, réception des résultats d'examens, suivi du matériel pour le cabinet...
* Assumer la tenue et l'organisation des agendas des praticiens intervenant au sein du service de Médecine préventive, production des convocations, réponses aux demandes de visites, préparation des visites : mise à disposition de toutes documentations
* Assurer le suivi des visites, envoi des fiches d'aptitudes, et autres documents fiabilisés
* Alerter en cas de dysfonctionnements divers : logiciels, matériel, en assurer le suivi
* Réaliser la facturation des actes du service et le suivi de l'activité (ex : vacations médicales), participer à la production de rapports et de toutes statistiques
* Être capable de travailler en transversalité, notamment avec les autres services du pôle et du CDG 51
* Assumer la communication d'évènements ou d'informations
* Participer aux réunions de travail pluridisciplinaires transversales au pôle selon les besoins
* Réaliser toute tâche administrative à la demande,

PROFIL :
* Diplôme Niveau IV - V et/ ou expérience similaire souhaitée
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel...)
* Aptitudes relationnelles avec les interlocuteurs du service (médecins, agents, services RH des collectivités ...)
* Aptitude à coopérer avec des réseaux professionnels
* Aptitude à transmettre ses connaissances techniques à des personnes non initiées, les conseiller
* Aptitude à suivre et à rendre compte de son activité
* Permis B souhaité

QUALITES :
* Respect strict de la confidentialité des informations personnelles et médicales et discrétion professionnelle.
* Rigueur, Méthode, Organisation.
* Aptitude au travail en équipe.
* Autonomie, Polyvalence, Capacité d'adaptation, Réactivité
* Qualités relationnelles et rédactionnelles,