Assistante de Direction Grands Projets - Parc Naturel Regional Martinique H/F - Fonction publique Territoriale

L'assistant(e)s de direction apporte une assistance au directeur/trice des Grands Projets (DGP) en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
Il/Elle facilite le fonctionnement général de la DGP, en apportant un soutien logistique à la DGP et effectuant les opérations de transmission et de traitement des informations nécessaires à la bonne marche des services et à leurs relations interne et externe.

EFFECTUE DES TACHES DE SECRÉTARIAT
Assure l'accueil physique et téléphonique de la DGP :
* Assure l'accueil téléphonique et traite les sollicitations des interlocuteurs du directeur

Réalise des travaux de bureautique et apporte une aide logistique à la DGP :
* Assure le secrétariat et la tenue des agendas
* Gère et organise la gestion du courrier
* Assure l'accueil téléphonique et traite les sollicitations des interlocuteurs du directeur
* Assure le suivi de certains dossiers sensibles ou stratégiques
* Rédige, les notes de service et en assure la diffusion au sein de l'équipe
* Prend des notes et met en forme tous types de courriers
* Reçoit, filtre et réoriente les courriers électroniques
* Réalise la saisie de documents de formes et contenus divers
* Prépare les éléments de réponse
* Photocopie et numérise

Prend en charge l'organisation matérielle de réunions ou d'évènements internes :
* Assure les convocations, l'organisation matérielle, l'accueil et les comptes-rendus des réunions statutaires et institutionnelles du Syndicat Mixte (réunions de travail et d'équipe, réunions de direction, ...)

TRAITE LES DOSSIERS
Suit et met en forme des dossiers administratifs et des projets :
* Recherche des informations, notamment règlementaires
* Assure un appui à la coordination et l'animation de projets pédagogiques (Appels à projets, Aires Marine Éducative,...)
* Vérifie la validité des informations traitées
* Met en forme et présente des dossiers
* Utilise l'outil informatique

Exécute et suit les procédures et décisions administratives :
* Vérifie la conformité des procédures administratives
* Prépare les documents de suivi des décisions administratives

Réceptionne, traite et diffuse les informations :
* Recherche et diffuse des informations
* Trie, photocopie et assemble les documents

CLASSE DES DOCUMENTS
Trie, classe et archive des documents :
* Classe et ordonne les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
* Opère un tri régulier parmi les dossiers et documents
* Anticipe les commandes de fournitures en vue du classement ou de l'archivage

COMPÉTENCES REQUISES
* Savoir gérer les priorités
* Avoir de bonnes capacités rédactionnelles
* Avoir la maîtrise des techniques de base du secrétariat et les outils bureautiques
* Gérer le temps de travail

CONNAISSANCES REQUISES
* L'organisation du Parc, ses services et les acteurs institutionnels
* Les spécificités selon les dossiers traités (protocoles de classement,...)
* Le fonctionnement de la Fonction Publique Territoriale

APTITUDES REQUISES
* Bonne présentation
* Rigueur, méthode, esprit d'initiative et autonomie
* Bon niveau de culture générale et maîtrise de l'expression écrite et orale
* Aisance dans la communication et l'organisation
* Polyvalence, réactivité et écoute
* Aptitudes au travail en équipe