Assistant Secrétaire d'Élu - Département de Seine-Saint-Denis H/F - Fonction publique Territoriale

L'assistant.e secrétaire assure le bon fonctionnement du secrétariat d'un.e élu.e. Il/elle apporte un soutien au pilotage et une assistance technique et organisationnelle.

Gérer l'agenda, organiser, planifier les réunions et rendez-vous de l'élu.e,
Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes,
Assurer, le suivi du courrier, des dossiers, notes, parapheurs pour relecture, prioriser le courrier.
Rédiger des correspondances conformes à la charte dactylographique
Assurer la polyvalence au niveau des secrétariats

COMPÉTENCES

* Relationnelles et managériales
- Etre en mesure d'organiser et de planifier les rendez-vous selon les priorités et les urgences
- Etre en mesure d'établir une relation de confiance avec l'élu ou le directeur
- Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- Savoir contribuer à un travail d'équipe régulier et cohérent
* Organisationnelles
- Savoir appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- Etre en capacité d'intégrer les priorités de l'élu ou de la direction générale dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Savoir gérer les aléas et en alerter sa hiérarchie
- Capacité à relancer ses partenaires pour récolter les informations souhaitées
- Savoir constituer des dossiers
* Techniques
- Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Savoir utiliser les outils bureautiques, outils de suivi et respect de la charte bureautique
- Savoir rédiger des courriers simples et des comptes rendus de manière autonome.