Assistante de Direction H/F - Grafton

À propos de nous :

Grafton Recruitment, spécialiste de l'intérim et du recrutement de profils juniors à professionnels confirmés, recherche un ou une assistante de direction pour un grand groupe industriel, sur le site de la Courneuve dans le cadre d'une mission d'intérim.ASSISTANTE DE DIRECTION H/F

INTERIM 3 MOIS

SALIERE : SELON PROFIL

LIEU : La Courneuve

Mission :

* Organiser, planifier et optimiser les agendas et les déplacements professionnels (réunions, déplacements, visites, absences, ...), en respectant la politique voyage du Groupe et les règles de sécurité en vigueur. Ceci inclut les procédures de demande de visa si besoin ainsi que la gestion des notes de frais
* Anticiper et rassembler les informations nécessaires à l'établissement des documents officiels selon les règles de l'entreprise (visas, passeports, assurance, lettre d'invitation, dossier d'expatriation, vaccins, ...).
* Rédiger, mettre en forme et tenir à jour les courriers, documents (y compris présentations), rapports et comptes-rendus du (des) cadre(s) dirigeant(s) ou responsable(s) de la Direction et suivre la réalisation des actions décidées.
* Anticiper et assurer le bon fonctionnement de la Direction, matériel, informatiques fournitures et consommables du (des) cadre(s) dirigeant(s) ou responsable(s) exécutif(s).
* Traiter les commandes, notes de frais et factures du (des) cadre(s) dirigeant(s) ou responsable(s) de la Direction dans le respect des règles d'intégrité en vigueur et assurer le suivi.
* Gérer des agendas requérant des interactions avec les leaders et assistants tant internes qu'externes pour coordonner un grand nombre de meetings complexes. Analyser le besoin et la criticité des différents interlocuteurs afin de gérer les urgences des clients internes et externes.
* Planifier et organiser les réunions et/ou événements (audio all employee, séminaires, salons divers, ...), ainsi que les communications (mails, administration videoconférence) du (des) cadre(s) dirigeant(s) ou responsable(s) exécutif(s).
* Être le point de contact privilégié des intervenants internes et externes. Anticiper l'arrivée, accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes (clients, visiteurs...) en portant l'image de l'entreprise.

Profil :

* Minimum 5 années d'expérience en tant qu'assistante de direction dans une entreprise multinationale
* Bilingue anglais
* Expertise dans la gestion d'agendas complexes
* Bonne connaissance MS Office, notamment Word, Excel, PowerPoint, Teams et Outlook
* Expérience dans l'organisation de voyages pour des dirigeants
* Attention aux détails
* Sens du service, flexibilité, anticipation, proactivité, organisation
* Qualités de communication orale et écrite, capacité à interagir avec différentes parties prenantes (à tous niveaux)
* Capacité d'adaptation
* Grand sens du respect de la confidentialité