Assistante de Formation H/F - Gip Formation et Insertion Professionnel

Le GIP FIPAN est une personne morale de droit public au service de la formation tout au long de la vie. C'est un outil de gestion et de développement au service de la politique du recteur et l'instrument de coopération régionale et de concertation entre les GRETA de l'académie de Nice dans le domaine de la formation continue des adultes et de l'insertion professionnelle. Il assure également des fonctions propres au GIP FIPAN comme notamment la VAE- Assure le déroulement administratif des formations réalisées
- Communique efficacement avec les différents partenaires et acteurs du pôle GRETA
- Accueille et renseigne le public ;
- Renseigne sur l'offre de formation et les conditions d'accès.
- Réceptionne les appels téléphoniques, traite les mails et les transmet aux interlocuteurs demandés.
- Suivi administratif des prospects et renseignement et mise à jour du CRM de la structure.
- Gère le courrier entrant et sortant ;
- Participe à la communication interne et externe : diffuse, reçoit et exploite les informations en lien avec l'activité.
Organisation et déroulement de la formation (cf. check list):
A l'ouverture :
- Convoque les stagiaires aux entretiens de sélection et aux informations collectives.
- Gère l'accueil administratif des stagiaires.
- Recueille et centralise les pièces constitutives du dossier d'inscription et aide le stagiaire à l'élaboration de son dossier,
- Saisit, édite et diffuse l'ensemble des documents de formation nécessaires aux stagiaires et à l'équipe pédagogique.
Pendant le déroulement de l'action :
- Effectue le suivi des présences et transmet les éléments aux différents financeurs et au service facturation ;
- Saisit des données dans les différents logiciels de suivi
- Collecte les heures des formateurs
- Inscrit les stagiaires aux examens ;
- Prépare les éventuelles sessions d'examens en collaboration avec le coordonnateur ;
- Traite les indicateurs globaux de satisfaction.
La fin de l'action de formation :
- Remet les attestations de fin de formation aux stagiaires.
- Suit par tout moyen (courrier, téléphone, mails) les stagiaires à la fin de formation 6 mois après
- Classe et archive les documents papiers et dématérialisés
Exigences du poste
- Maîtrise les techniques du secrétariat
- Maîtrise de l'expression écrite et orale, des techniques de communication, des règles de présentation des documents
- Maitrise des outils bureautiques
- Maîtrise des logiciels internes
- Maîtrise la démarche qualité mise en place par le GIP FIPAN
- Connaissance de l'environnement de la Formation Continue
- Connaissance du réseau académique et de son offre de formation
- Connaissance des modalités de financement
- Rigueur, efficacité, capacité à communiquer
- Organisation, gestion des urgences
- Réactivité, autonomie, aptitude au travail d'équipe
- Confidentialité et loyauté

Experience: 2 An(s)

Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.