Secrétaire Administratif Transport de Marchandises H/F - Transports Mandico

Sous l'autorité du Responsable Facturation, et en étroite collaboration avec les autres services internes, vous avez pour principale mission de :
- Recueillir et trier les documents hebdomadaires des conducteurs
- Pointer les ordres de transport sur le TMS en s'appuyant sur les documents de transport
- Pointer et valider régulièrement les factures des affrétés et au plus le tard le 11 de chaque mois
- Editer régulièrement les factures et au plus tard le 10 de chaque mois.
Activités régulières :
- Tri et rapprochement des lettres voitures et des fax de confirmation d'affrètement et pointage,
- Renseigner les informations de facturation sur les portails web des clients,
- Contrôler et compléter les ordres de transport selon consignes et/ou procédure avant facturation,
- Saisie, vérification et envoi des factures,
- Saisie des affrétés,
- Mise à jour des tarifs clients sur le système informatique,
- Suivi des dossiers « Litiges »,
- Remontée des anomalies internes à la direction dans le cadre de l'amélioration continue (CMR incomplètes, pochettes vertes incomplètes ..)
- Être amené à rédiger un courrier avec les parties prenantes,
- Classement et archivage des documents de travail annuels (factures, des lettres de voiture, pochettes hebdomadaires, carnet de CMR.)
- Créer et mettre à jour les procédures clients pour la partie facturation
- Accueil physique du personnel extérieur

Activités ponctuelles :
- Gestion du standard téléphoniquele titulaire du poste doit connaitre ...) :
- Connaitre les règles de la facturation
- Connaissances informatiques (Outlook, Excel, Word)

Profil:
- Maitrise informatique (Outlook, Excel, Word)
- S'assurer que les actions de facturation soient cohérentes avec les attendus comptables
- Respect des consignes
- Bon rédactionnel
- Aisance téléphonique
- Accueillir et orienter le public
- Savoir lire et exploiter un document de transport
- Savoir identifier des anomalies, être force de proposition et si besoin les faire remonter au bon interlocuteur,
- Savoir gérer son temps et les priorités
- Sens de l'organisation (Anticipation et Réactivité.)
- Avoir du bon sens
- Analyse des chiffres
- Polyvalence
- Esprit d'équipe
- Professionnalisme, rigueur, investissement
- Discrétion / confidentialité
- Être source de proposition (préventives, correctives, amélioration continue.)

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Transports routiers de fret interurbains

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.