Secrétaire-Assistant H/F - Office Public de l Habitat de l Aude

Avec 7 000 logements et 169 collaborateurs, Habitat Audois, Office Public de l'Habitat, est le premier bailleur social du Département de l'Aude, fort de ses valeurs de solidarité, de proximité, d'efficacité, d'innovation et de responsabilité.
Habitat audois est certifié Qualibail et est également membre de la Société de coordination « HASSO », regroupant 6 OPH, faisant de ce groupe un acteur majeur du logement abordable en Occitanie.

Habitat Audois oeuvre sur un territoire « terre et mer » aux enjeux multiples de développement local et est engagé dans une démarche qualité et satisfaction clients qu'il souhaite résolument ancrer au plus près de ses habitants par la création de deux agences décentralisées.

nous recherchons :

Un/une SECRETAIRE-ASSISTANT(e)

Au sein de la Direction Territoriale Ouest et de la future agence Ouest, vous exercez vos missions sous l'autorité du Directeur. Vous apportez un appui administratif et logistique essentiel aux Responsables de Service et à l'Assistante de Direction.

Vous assurez les missions principales suivantes :

- Gérer administrativement les courriers entrants et sortants
- Enregistrer les réclamations entrantes dans le respect des délais et procédures. Fournir une réponse aux réclamants et transmettre les dossiers aux services compétents pour un traitement approfondi.
- Assurer un soutien administratif aux Services Proximité et Gestion Locative et Sociale
- Gérer les agendas électroniques pour planifier et coordonner les rendez-vous en veillant à une optimisation des plannings et à une communication claire.
- Apporter un appui aux tâches administratives en collaboration avec l'Assistante de Direction, y compris la préparation de documents, la gestion de correspondances et le suivi de dossiers.
- Assurer la continuité des opérations administratives en remplaçant l'Assistante de Direction lors de ses absences, dans le respect des procédures et modes opératoires.
- Prendre en charge la logistique quotidienne de l'agence, incluant la gestion des fournitures, l'organisation des espaces de travail et le soutien aux événements internes, pour garantir un environnement opérationnel optimal
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence en cas de renfort ou d'absence du Chargé d'accueil

Habitat Audois recherche un profil avec :

- Bac PRO Secrétariat ou équivalent souhaité ou expérience équivalente
- Expérience exigée de 2 ans

Ce poste exige principalement :

- Connaissances sur les fondamentaux de la relation client, l'Ecosystème du logement social,
- Connaissance des acteurs, actrices et dispositifs d'action sociale,
- Connaissance des techniques de prévention et résolution des conflits,
- Maîtrise des outils bureautiques, logiciels, téléphoniques.

- Qualités rédactionnelles et relationnelles
- Savoir appliquer les règles, les procédures et contrôler
- Capacité à gérer de multiples tâches
- Discrétion et confidentialité
- Capacité à alerter,
- Ecoute et diplomatie,
- Dynamisme,
- Autonomie,
- Sens de l'initiative,
- Capacité à travailler en équipe

Avantages:

13ème mois + prime sur objectifs + intéressement + prévoyance/santé avec participation employeur + titres restaurant + 25jrs de congés payés + 17 jrs RTT + Compte Epargne Temps + prestations CSE + Possibilité de télétravail 1 jour fixe la semaine

Experience: 2 An(s)

Compétences: Assurer une communication fluide et efficace entre les différents départements de l'entreprise

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Location de logements

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).