Assistant·e Administratif·ve Assemblee - Conseil Départemental d'Ille-Et-Vilaine H/F - Fonction publique Territoriale

Assistant.e administratif.ve à pourvoir au service de l'Assemblée. Référence du poste n°3092.

Fonctions :
En tant qu'assistant.e administratif.ve, vous participerez, dans une logique de polyvalence, à la préparation et au suivi des travaux et délibérations de l'Assemblée départementale et de la Commission permanente et assurerez le secrétariat de la direction. Vous serez placé.e sous l'autorité hiérarchique de la cheffe de service de l'Assemblée.

Missions générales :
A ce titre, vous assurerez les missions suivantes:
Préparer et suivre les travaux de l'Assemblée départementale :
- Assurer le suivi de l'élaboration du pré-ordre du jour, de l'ordre du jour et la diffusion de ces documents.
- Assurer le suivi des circuits de visa des rapports : Directrice, Secrétaire général, Directeur général des services, Président / Vice-Présidents.
- Assurer la mise en forme définitive des rapports dans le respect des règles formelles d'élaboration.
- Élaborer les fascicules de rapports pour transmission aux élus en version numérique via la plateforme Idelibre.
- Préparer et centraliser les comptes-rendus des 4 commissions thématiques.
- Préparer la salle en amont des séances : diffusion de documents et préparation des projections.
- Participer aux sessions : émargement et gestion des enregistrements audio.
- Gérer les formalités d'entrée en vigueur des délibérations : télétransmission au contrôle de légalité, publication numérique sur le site Internet.
- Assurer le suivi de la retranscription des débats : relecture, mise en forme, édition, diffusion.

Assurer la gestion administrative des arrêtés de la collectivité :
- Gérer les formalités d'entrée en vigueur des arrêtés : télétransmission au contrôle de légalité, publication numérique sur le site Internet.

Apporter une assistance administrative auprès de la cheffe de service et de la directrice :
- Gestion et suivi du courrier de la direction avec Post Office.
- Gestion des agendas.
- Préparation et organisation des réunions : convocation, préparation des dossiers et réservation de salle.
- Accueil téléphonique de la cheffe de service et de la directrice.
- Tri, classement et archivage de documents.

Spécificités du poste :
Le Département vous propose :
- des plages de travail variables élargies
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail
- le télétravail ponctuel en fonction de l'activité du service dès trois mois d'ancienneté sur les fonctions
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo - co-voiturage)
- l'accès à un parking voiture vélo
- des avantages et prestations sociales : * l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département) * des offres de prestations culturelles et de loisirs * une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire.

Connaissances :
- Maîtrise des outils bureautiques : pack office.
- Capacité et intérêt pour utiliser et s'approprier les outils informatiques : Délib35, Idelibre, XBus.
- Bonne connaissance du fonctionnement d'une collectivité et des services.

Niveau de diplôme :
BEP, Baccalauréat, Baccalauréat + 2

Aptitudes requises :
- Sens de l'organisation et de la méthode, rigueur.
- Qualités relationnelles et sens de l'écoute.
- Sens du travail en équipe.
- Autonomie dans la gestion des tâches confiées.

Les entretiens de recrutement se dérouleront le vendredi 28 novembre