Charge·e de Relations Internationales et Assistant·e Administratif·ve - Haute Ecole des Arts du Rhin H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la double autorité de la coordinatrice générale de site et de la responsable des relations internationales, en lien avec l'ensemble des services de la HEAR,

Activités principales

Au sein de l'équipe des relations internationales de la HEAR pour les trois sites :
- Accueil physique et téléphonique (en français, anglais) des étudiant·es
- Gestion et suivi administratif des candidatures et admissions des étudiant·es en mobilité entrante (suivi de dossiers, contacts avec les établissements partenaires)
- Intégration/accueil des étudiant·es en mobilité entrantes (missions administratives et scolarité)
- Participation à la conception et à la mise en ½uvre d'une politique d'accueil au sein de l'école (livret et journées d'accueil, travail sur le guide des mobilités, etc.)
- Participation à la dynamique des relations internationales dans l'école (missions ponctuelles de représentation à l'échelle transfrontalière)
- Rédaction, saisie et mise en forme de tous documents et courriers relatifs à la mobilité (notes, comptes-rendus, attestation, courrier aux partenaires...)

Assistance administrative transversale
- Gestion et traitement des ordres de mission des agents et des liquidations de frais (saisie dans le logiciel Civil en lien avec le service finance)
- Activités et travaux de secrétariat classique (saisie et rédaction, gestion des agendas, organisation de réunions, constitution de dossiers, de fichiers de contacts...)
- Commande et gestion des billets de trains à destination des agents
- Commandes administratives et logistiques
- Organisation des modalités d'accueil des personnes extérieures
- Participation à l'organisation des conseils d'administration sur le site ;
- Rédaction de conventions de partenariales ou multi-partenariales.
- Suivi de divers dossiers administratifs en lien avec les partenaires de l'école.
- Suppléance sur les missions d'accueil (courrier, planning des espaces, clef des salles, accueil physique et téléphonique)

Activités secondaires
- Etablissement de tableaux de bords et de statistiques
- Classement, archivage

Formation en adéquation avec le poste

SAVOIRS
- Connaissance de l'environnement territorial ;
- Connaissance de l'enseignement et/ou des milieux culturels
- Connaissance des règles de sécurité des biens et des personnes ;
- Maîtrise des outils informatiques : logiciels de gestion, Excel, Word, Outlook, Internet
- Anglais, parlé et écrit
- 2e langue souhaitée

SAVOIR FAIRE
- Gestion des relations avec les partenaires extérieurs (Centres d'art, musée, biennales, éducation nationale, villes)

SAVOIR ETRE
- Ponctualité, politesse
- Rigueur
- Réactivité, fiabilité
- Disponibilité et adaptabilité
- Sens du contact et ouverture d'esprit