Secrétaire de Direction à la Direction des Soins H/F - Centre Hospitalier de Rodez Hopital Jacq

- Assister le Directeur des Soins dans l'organisation de son travail : programmation de rendez-vous et gestion de son agenda ;
- Accueil physique et téléphonique et information des personnels se présentant à la DRH/DS ;
- Traitement des messages électroniques du secrétariat ;
- Elaboration, reproduction et diffusion de documents ;
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
- Assurer la gestion et le suivi des offres d'emplois publiées et des candidatures reçues ;
- Prise de notes, frappe, mise en forme de documents ;
- Organisation de réunions : coordination, préparation, organisation logistique ;
- Assurer le secrétariat de la Commission des Soins Infirmiers de Rééducation et Médico-Techniques (CSIRMT) de Rodez et du Groupement Hospitalier du Territoire (GHT) : planification dans les délais impartis, préparation et transmission des documents et convocations, secrétariat de séance, réalisation et diffusion des procès-verbaux ;
- Organisation et tenue des astreintes des Cadres de Santé
- Suivi des grèves et des remontées statistiques au niveau régional et national

2. Les savoir-faire requis du métier
- Accueillir et orienter ;
- Assurer des transmissions d'informations pertinentes aux Directeurs Fonctionnels ;
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, les rendez-vous ;
- Maîtriser les outils bureautiques et l'orthographe
- Avoir une capacité d'adaptation et être rigoureux
- Avoir le sens de l'organisation et du classement
- Savoir établir des priorités dans l'exécution des tâches et la transmission des informations
- Respecter les échéances et rappels préalables aux différents interlocuteurs
- Respecter les consignes données par le supérieur hiérarchique
- Avoir des capacités rédactionnelles et un esprit de synthèse
- Travailler en équipe pluridisciplinaire.

3. Les savoir-être requis du métier
- Sens de l'accueil et de la communication
- Discrétion dans les transmissions d'informations dans le respect du secret professionnel
- Sens du travail en équipe et en polyvalence
- Capacité à gérer les priorités
- Capacité rédactionnelle
- Savoir être force de proposition
- Autonomie et prise d'initiative dans le respect de sa délégation

Experience: 48 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Modalités d'accueil,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Gérer un planning,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.