Assistant Administratif - CDD H/F - Groupe hospitalier Paris Saint-Joseph

L'assistant administratif est chargé d'assurer la gestion administrative des études à promotion externe gérées par le Département de Recherche Clinique (DRC). Il organise la communication entre les partenaires externes de l'hôpital et les personnels de l'hôpital, assure le suivi et la traçabilité de ces relations.

Activités opérationnelles dans la gestion administrative

- Prendre connaissance et traiter les sollicitations de partenaires extérieurs : répondre, transmettre aux personnes concernées
- S'assurer de la recevabilité des dossiers des études à promotion externe en lien avec le responsable budgets et recettes
- Envoi et circuit de signature des conventions à promotion externe et interne
- Suivi et relance des partenaires pour les signatures de convention
- Suivi des signatures des contrats finalisés
- Assurer le suivi et la communication avec les partenaires externes sur l'avancement de la mise en place des études
- Gestion et suivi des demandes de prestations de l'IGR
- Création des études dans la base de données informatique du DRC (LIST, INNOGEC) externe
- Maintien à jour de la base de données informatique du DRC (LIST, INNOGEC) externe
- Maintien à jour de l'onglet "convention" du tableau de coordination
- Participer à la préparation et à la mise en page des documents officiels relatifs à la recherche clinique en lien avec l'équipe projet.
- Participer à l'archivage des documents des études à promotion interne et externe en lien avec, le responsable budgets et recettes, les chefs de projets, les ARC et le service des archives du FHSJ.

Participation à la démarche Qualité menée par le DRC

- Participe à la mise en oeuvre du SMQ et au maintien de la certification ISO du DRC en lien avec la responsable qualité et le chef du DRC (co/pilotage de processus, animations spécifiques régulières à l'équipe DRC (monitoring...).
- Participe à la gestion documentaire du DRC : élaboration et vérification de l'application des procédures
- Participe au suivi des non-conformités et des actions correctrices proposées
- Participe au calcul et au relevé des indicateurs qualité
- Participe à la préparation et assiste aux audits et visites de certification

- Bonne connaissance des outils bureautiques usuels (Microsoft PAC Office)
- Connaissance des principes généraux relatifs à la recherche clinique
- Capacité de communication avec les différents acteurs de la recherche clinique
- Relationnel, rigueur, organisation, curiosité et esprit critique