Agent·e Administratif·ive H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission de secrétariat administratif et pédagogique du master mention Ergonomie(80%)
Pour l'ensemble de la mention (M1 et M2) : gestion des candidatures des étudiants (Inception), des inscriptions pédagogiques (logiciel apogée), information et accueil des étudiants, suivi des présences, suivi du cursus des étudiants, préparation des examens, préparation d'évènements, édition et diffusion des listes des étudiants pour les examens, préparation des jurys, saisie des notes, soutien à l'organisation des soutenances, du comité de mention et des réunions pédagogiques, enquête sur le devenir des étudiants, gestion des conventions de stage, gestion et suivi des sorties pédagogiques et des voyages d'étude, tenue et mise à jour des plannings de la formation, compte rendus des réunions pédagogiques, participation aux journées portes ouvertes et d'information organisées par l'Université Paris Saclay et la mention Ergonomie.

Avec les enseignants et intervenants extérieurs : accueil des intervenants extérieurs, gestion du matériel pédagogique, ouverture des salles, gestion des dossiers de paiement d'heures complémentaires, gestion ordres de mission

Avec les partenaires : gestion des offres de stage, d'apprentissage et de contrat de professionnalisatio, mise en place de conventions partenariales, suivi des cours mutualisés.

Avec le CFA : implication forte dans la relation de la formation avec le CFA de rattachement, échanges avec les référentes (apprentissage et formation pro), gestion des apprentis, gestion des maîtres d'apprentissage, gestion des missions des tuteurs lors des visites des apprentis, gestion des emplois du temps et tableau de bord dans les applicatifs du CFA, représentation de la formation dans des salons, journées de rencontre avec les entreprises partenaires, compte rendu des réunions, participation aux journées d'informations, de formation et évènement organisées par le CFA. Réponses au montage de dossier d'Audit pour les certifications (Qualiopi. Iso).

Salle de documentation : accueil des étudiants, gestion du prêt des documents, inventaire, rachat, tenue de la base donnée.

Gestion administrative quotidienne : commandes, gestion des stocks, gestion budgétaire, photocopies, archivage, gestion et suivi des travaux et interventions, inventaire et gestion du matériel pédagogique, gestion des boîtes mails, gestion générale et appui à la logistique liée aux enseignements, interface avec les services techniques et financiers

Mission de secrétariat administratif et pédagogique du parcours de master 2 CNN (20%)
Pour l'ensemble du parcours de master : gestion des inscriptions pédagogiques (logiciel apogée), information et accueil des étudiants en anglais, suivi des présences, édition et diffusion des listes des étudiants pour les examens, préparation des jurys, saisie des notes (logiciel apogée)

Connaissance, savoir :

- Connaissance de l'organisation universitaire
- Connaissances des processus administratifs et pédagogiques
- Connaissances de l'université Paris-Saclay, son organisation, ses acteurs

Savoir-faire :

- Très bonne maîtrise des logiciels de bureautique, en particulier la suite office (Word, Excel, etc.).
- Savoir utiliser les logiciels et plateformes de la gestion administrative et pédagogique: apogée, eCFA, E-campus, Inception, Teams etc.
- Savoir réaliser des comptes-rendus de réunion
- Savoir identifier des services et interlocuteurs en interne de l'université ou en externe (partenaire)

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Savoir-être :

- Ponctualité
- forte implication
- bon relationnel avec une diversité d'acteurs
- autonomie