Assistant du Département « Environnement Sciences de la Terre et de l'Univers » H/F - Ministères éducation jeunesse sports enseignement supérieur recherche

En tant qu'assistant administratif (H/F) et logistique, vous êtes le/la garant(e) du bon fonctionnement quotidien de votre département, et parfois d'autres départements du SSRI. Votre rôle est à la fois organisationnel, relationnel et opérationnel, avec pour objectif de faciliter le travail de tous et de contribuer à la réussite des missions stratégiques de votre équipe et de l'ensemble du service.

Au quotidien, vos missions?

- Piloter les agendas et les réunions : vous organisez les rendez-vous, préparez les dossiers nécessaires et assurez le suivi des courriers et convocations, en veillant à la fluidité des échanges entre les membres de l'équipe et nos partenaires.

- Produire et suivre les documents : vous mettez en forme des courriers, des notes et des réponses aux questions parlementaires ou administratives, et assurez leur parcours de validation et de signature, que ce soit en version physique ou numérique.

- Assurer l'accueil et la communication : vous êtes le/la premier(ère) interlocuteur(trice) des visiteurs et des appels, et veillez à la bonne transmission des informations, tant en interne qu'avec les autres services de la DGRI ou le cabinet ministériel.

- Gérer la logistique et les événements: vous organisez la logistique des workshops, conférences et autres événements, en collaboration avec les équipes concernées. Vous assurez les bonnes conditions de travail de vos équipes (fournitures et interventions logistiques ou informatiques). Vous pilotez pour vos équipes l'organisation des éventuels déménagements.

- Gérer les déplacements de vos équipes: vous prenez en charge l'organisation des voyages et des ordres de mission, la réservation des billets, des hôtels et assurez le remboursement des frais avec l'application du ministère.

- Contribuer à la gestion administrative : vous participez au classement et à l'archivage des documents, papier ou numériques, au suivi budgétaire des missions, à la gestion des fournitures, et apportez votre appui aux processus de recrutement.

Dans le cadre de l'équipe des assistants / assistantes du service, vous contribuez à maintenir une présence sur site en vue de la continuité du service, notamment pendant les périodes de télétravail ou de congés, et vous pouvez être sollicité(e) pour soutenir d'autres départements en cas de besoin.

Votre rôle évolue en fonction des actualités institutionnelles et des besoins du service, vous offrant ainsi une réelle diversité dans vos missions et la possibilité de vous investir dans des projets variés.

Vous possédez les techniques de secrétariat, vous savez utiliser des outils de communication. Connaitre les applications métiers du ministère (CHORUS...) serait un plus. Vous êtes organisé(e), vous aimez le travail en équipe, vous avez des qualités relationnelles; vous êtes curieux(se)et vous avez de bonnes notions d'anglais? Candidatez!