Adjoint Chargé des RH de Proximité H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Au sein de la direction administrative et financière des Archives nationales, sous l'autorité du chef du service ressources humaines, l'adjoint administratif chargé de la gestion RH de proximité assume les missions suivantes :
Assurer le suivi de la gestion administrative des agents titulaires et contractuels : nomination, affectation, promotion d'échelons, avancement, reclassement, gestion des temps partiels et des positions statutaires (congé, disponibilité, détachement, mise à disposition).
Accueillir les nouveaux arrivants
Suivi des carrières (positions administratives, mobilités, changements de situation individuelle,...)
Accueillir et informer les agents sur leur situation administrative
Saisir et mettre à jour des bases de données des tableaux de bord, les dossiers des agents.
Rédiger divers documents (courriers, attestations,...).
Assurer le suivi administratif des actions réalisées
Suivi des heures supplémentaires et des astreintes
Recueillir les informations orales et écrites relatives à la situation des personnels et constituer leur dossier administratif.
Assurer le suivi des dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
Classer et archiver des documents
Gestion administrative du temps de travail
Gestion des demandes de télétravail
Mettre à jour et veiller au maintien de la qualité des bases de données et tableaux de bord
Collecter et contrôler les pièces nécessaires et les formulaires RH (complétude des demandes)
Cadeaux de Noël en lien avec l'action sociale
Tenir à jour des dossiers individuels des agents (papier, informatique)
Changements de situation à signaler aux gestionnaires SRH : prise de fonction, départ, état civil, détachements, temps partiels...
Notifications individuelles de changement de situation (échelon, grade...)
Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité
Traitement du courrier après consultation de ce dernier par la responsable du service
Créer et constituer les dossiers des nouveaux agents
Classement et archivage (agents partis...)
Participer à d'autres projets du bureau et contribuer à l'évolution des procédures RH
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de la tutelle

Profil d'adjoint administratif pour la gestion en ressources humaines de proximité.

Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques
Connaissances des structures administratives du Ministère

Savoir-faire
Sens de l'organisation
Réactivité et souplesse
Adaptabilité
Rigueur
Polyvalence
Autonomie

Savoir être
Discrétion et respect des règles de confidentialité
Sens relationnel