Assistante de Direction - Commune de Gignac-La-Nerthe H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de Monsieur le Maire, l'Assistant.e de Direction du Maire a
en charge la gestion des affaires courantes liées aux fonctions.
Il ou elle conduit la gestion administrative et matériel de l'activité du Maire . Il ou
elle apporte une aide permanente au Maire en terme d'organisation
personnelle, de gestion des plannings, d'organisation des réunions, de communication,
d'information, d'accueil, de suivi du courrier parapheurs, d'organisations des déplacements,
d'élaborations de dossiers de travail. Pour mener à bien ces missions, il, elle sollicite régulièrement l'ensemble des services, les élus et les partenaires extérieurs.

- Accueil physique et téléphonique des administrés, premier filtre sur la gestion des
demandes, évaluation des urgences, priorisation de l'activité,
- Gestion et suivi des courriers et mails adressés au Maire
- Gestion des invitations adressées au Maire
- Gestion de l'agenda, des rendez-vous et réunions du Maire
- Courriers, invitations, mailing, rapports, prise de note,
- Préparation, gestion et suivi de divers dossiers
- Rédaction divers courriers et rapports
- Rédaction

Autonomie et responsabilité :
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Responsabilité dans l'exécution des tâches accomplies, garanti la sécurisation des actes
- Rigueur dans l'exercice des missions
- Grande réactivité

Compétences requises:
- Connaissance du fonctionnement des différents services
- Sens de l'organisation
- Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse
- Autonomie, disponibilité, rigueur, discrétion et écoute
- Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, Internet, gestion boites mail,
agenda et permanence électronique...)
- Grande capacité relationnelle, représentation du Maire et de son cabinet
- Loyauté
- Prise de note, établissement de rapport de synthèse,
- Capacité d'encadrement, positionnement adapté sur organisation du travail avec nécessité
de service,
- Disponibilité, adaptabilité.
- Qualité dans l'expression orale et écrite