Agent d'Accueil Mairie - Commune de Perros-Guirec H/F - Fonction publique Territoriale

L'agent d'accueil de la mairie travaille sous la responsabilité du Responsable de l'Administration Générale et évènements institutionnels.
Ses principales missions sont les suivantes :
- Accueillir le public et recevoir les appels téléphoniques.
- Identifier les interlocuteurs qui se présentent ou qui appellent et les orienter vers les bons services.
- Gérer la distribution de l'ensemble du courrier arrivant en Mairie.
- Gérer les objets trouvés.

NATURE ET ETENDUE DES ACTIVITES

* Accueil physique et téléphonique du public
- Réception du public
- Gestion du standard téléphonique
- Identification des personnes et direction vers le bon interlocuteur
- Réponse aux demandes des personnes
- Prise des messages et restitution aux personnes concernées (élus ou agents)
- Remise de divers imprimés relevant du Service Public (ex : CAF, aide juridictionnelle...)

* Distribution quotidienne du courrier et des courriers numériques arrivant en Mairie
- Réception de l'ensemble du courrier et des courriers numériques
- Distribution des plis personnels
- Ouverture du courrier « Mairie »
- Tri et classement par service dans des parapheurs transmis au Directeur Général des Services
- Enregistrement des courriers (lettres et numériques)
- Copie des courriers suivant les indications du Directeur Général des Services et distribution aux différents services concernés
- Diffusion des courriers numériques après enregistrement
- Réception des colis
- Réception des plis adressés par huissier aux usagers et destruction de ces plis lorsque les personnes ne sont pas venues les retirer dans un délai de trois mois

* Gestion des salles de l'hôtel de ville
- Gestion du planning des salles (salle Maurice Denis, salle Tomé, salle Malban)
- Garant de la propreté et du rangement des lieux : appel à la gestionnaire du marché ménage si besoin d'une intervention d'un agent d'entretien

* Gestion des sorties du matériel disponible en Mairie (tableaux, rétroprojecteurs,...)
- Tenue d'un cahier, suivi des entrées et sorties

* Gestion des objets perdus - trouvés
- Enregistrement et stockage
- Répartition du stock, après un délai d'un an, au profit de différentes associations

SAVOIRS :
- Maîtrise du fonctionnement d'un standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
- Maîtrise de l'outil informatique
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Maîtrise du fonctionnement de la Collectivité et des administrations en général
- Connaissance du territoire de la Commune
- Culture générale
- Expérience

SAVOIR-FAIRE :
- Accueillir les personnes
- Présenter une image positive de la Commune dès les premiers contacts
- S'exprimer clairement
- Reformuler les demandes
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Sens des responsabilités
- Prendre des initiatives
- Se tenir informer des « affaires générales », de l'actualité locale et extra - locale, des dossiers traités par le Maire
- Gérer les situations de stress
- Se remettre en question

SAVOIR-ETRE :
- Capacités relationnelles
- Discrétion
- Adaptabilité
- Disponibilité
- Etre attentif
- Calme
- Fermeté
- Ecoute
- Motivation
- Polyvalence
- Sens du service public
- Réactif