Assistant Administratif - Commune de Carros H/F - Fonction publique Territoriale

Il s'agit d'apporter une assistance permanente à la Direction Générale, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information et d'accueil physique et téléphonique, ainsi que du suivi des dossiers organisé au sein du pool polyvalent.

- Gérer l'accueil téléphonique et physique de la Direction Générale avec premier niveau de réponse filtrage et orientation des appels ;
- Gérer l'agenda des membres de la Direction Générale et de la Première adjointe ;
- Suivre les parapheurs (ou parafeurs), le courrier ainsi que l'enregistrement ;
- Assurer la prise de note, rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion ;
- Réaliser des travaux de classement / duplication de documents, et archivage ;
- Gérer l'organisation administrative et logistique de réunions (réservation de salle, réservation de créneaux dans les agendas électroniques des participants ...) ;
- Contribuer à la gestion de bases de données partagées ;
- Préparer les dossiers de réunions en regroupant les pièces utiles en collaboration et transversalité avec les diverses parties prenantes ;
- Contribuer au suivi et à l'évolution des procédures internes ainsi qu'à leur mise en forme et leur application ;
- Assurer la liaison entre la Direction Générale des Services, les services de la collectivité, de l'intercommunalité et les institutions ;
- Les missions du poste sont susceptibles d'être ajustées en fonction des objectifs assignés à la Direction Générale.

- Formation de niveau 4 ou 5 spécialisée assistant(e)s de direction ;
- Expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat, de préférence en secrétariat de direction ;
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques, qualités rédactionnelles ;
- Capacité à adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, et en ce sens contribuer à la bonne image de la direction générale ;
- Bonne compréhension des spécificités d'un fonctionnement proche de l'exécutif ;
- Polyvalence, réactivité, disponibilité, rigueur, respect strict du devoir de réserve et de discrétion ;
- Pas de possibilité de télétravail ;
- Pas ou peu de déplacement.