Secretaire H/F - Foyer la Providence

La Fondation la Providence, située dans le Vaucluse, à Orange 84100, est un établissement de moins de 50 ETP, intervenant dans le champ de l'action sociale, autour des missions suivantes : accueil et accompagnement de mineurs et jeunes majeurs confiés à la protection de l'enfance.
Nous recrutons un Secrétaire Administratif (H/F) sur la Maison d'Enfants à Caractère Social
Rejoignez une équipe dynamique et solidaire, dans un établissement engagé dans le champ de l'action sociale

Poste en CDI, à temps plein, à pourvoir à compter du 1er décembre 2025.

Au sein d'une équipe pluridisciplinaire et sous la responsabilité de la directrice de l'établissement, vous assurez le suivi administratif et organisationnel des activités liées à l'activité sociale de l'établissement. Vos missions incluent notamment :

Accueil, secrétariat courant et intendance:

Assure l'accueil physique et téléphonique, le suivi des mails, et transmets les informations aux interlocuteurs concernés ; enregistre, trie et répartie le courrier et les informations
Assure la frappe et la mise en forme de documents : courriers, notes de service, d'information, et rapports éducatifs, en participant à la correction des fautes d'orthographe et assurant la mise en forme
Assure la diffusion des offres d'emploi, en lien avec France Travail et Cap Emploi, sur demande de la direction
Assure la gestion des fournitures de bureau, passe les commandes auprès des fournisseurs, après validation de la directrice, en optimisant les coûts et consommables, et veille à anticiper sur les besoins en matériel divers
Assure la gestion des dossiers de sinistre, des interventions avec les entreprises extérieures, en lien avec les agents technique.

Gestion des plannings horaires et suivi du plan de formation :

Assure le suivi des plannings des équipes éducatives, en lien avec la cheffe de service et la gestionnaire de paie : vérification des variables, insertion des modifications horaire, suivi des horaires réalisés en fonction des cycles
Peut être amené à gérer en collaboration avec la directrice le suivi du plan de formation, les demandes de devis, de prise en charge, le suivi des dossiers et les remboursements afférents
Une expérience dans le champ de la protection de l'enfance est fortement recommandée
Des connaissances en RH seraient appréciées.

Compétences requises :

Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, logiciel de suivi de plannings
Capacités rédactionnelles et de synthèse
Organisation, rigueur administrative et prise d'initiative
Discrétion et respect de la confidentialité

Savoir-être :
Sens de l'accueil et de l'écoute
Esprit d'équipe et de collaboration
Patience diplomatie et réactivité
Intérêt pour le secteur social

Conditions de travail :

Horaires de bureau
Travail en équipe pluridisciplinaire
Contact quotidien avec le public accueilli

Il sera nécessaire de fournir une attestation d'honorabilité dans le dossier d'embauche.

Une période de passation est prévue lors de la prise de poste.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés