Responsable du Secrétariat H/F - Pôle Emploi

La direction de la protection judiciaire de la jeunesse (DPJJ) est chargée de mettre en oeuvre les dispositions relatives à la protection de l'enfance (enfance délinquante et enfance en danger) et d'assurer l'exécution et le suivi des mesures éducatives et des peines judiciaires qui concernent les mineurs et jeunes majeurs.
Au sein de la direction interrégionale PJJ, le service secrétariat remplit les missions d'accueil, de secrétariat et d'assistance logistique pour l'ensemble des agents. Il est le garant de la conformité des documents, il assiste à la bonne gestion logistique des locaux de la direction, des archives et des véhicules.
Sous l'autorité de la Directrice interrégionale adjointe, vous serez positionné au coeur de l'accueil, proche des agents que vous encadrez et vous aurez pour missions :

- Suivre les procédures de l'accueil et faciliter la circulation de l'information du service de la direction interrégionale.
- Veiller à la continuité de service et animer l'équipe du secrétariat.
- Accompagner le chauffeur à la gestion de la flotte des véhicules administratifs.
- Soutenir les directions de pôle : assistance à l'utilisation des outils informatiques, constitution de dossiers divers.
- Organisation d'instances, de journées d'études ou de séminaires : recherche de locaux, gestion de devis, services faits en collaboration avec les services financiers.
- Rédiger, relire, corriger des documents, fiches de procédures.
- Préparer les déplacements de la direction : gestion des rendez-vous avec les partenaires, logistique, recherche d'information.
- Préparer et suivre les instances de la direction, réalisation des comptes-rendus.
- Sur délégation de la directrice interrégionale adjointe, assurer la maintenance des locaux :
o suivi de travaux,
o achats de mobiliers et de papèterie selon les marchés publics,
o suivi du marché public du ménage,
o mise en valeur des locaux et salles de réunion.

Télétravail possible selon adaptation au poste

Experience: 5 An(s)

Compétences: Connaissances informatiques,Bonnes qualités rédactionnelles,Notions budgétaires et marchés publics,Compétences managériales

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Justice

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.