Secrétaire de Direction dans Etablissement Scolaire H/F - Lycee Saint Nicolas

L'Etablissement La Salle St Nicolas à Issy les Moulineaux, recherche pour décembre 2025 un (e) secrétaire de direction.
L'Ensemble scolaire est un établissement d'Enseignement Privé Catholique sous contrat d'association avec l'Etat, sous tutelle congréganiste des Frères des Ecoles chrétiennes. Il accueille 1200 élèves de la 6ème aux classes post bac, une centaine d'enseignants/formateurs.

Fiche de poste :
- La secrétaire de direction appartient à l'équipe administrative et financière de l'établissement La Salle-Saint Nicolas et peut, à ce titre, être appelée à des missions pour les autres secteurs de l'établissement comme les autres services peuvent être appelés à renforcer son action en cas de besoin.
- Son responsable hiérarchique direct est la Responsable Administrative et Financière. Son travail quotidien lui est confié par le Directeur de l'établissement.
- Le poste nécessite une grande proximité entre le Directeur et sa secrétaire, un partage d'informations important, une capacité à anticiper, une souplesse dans l'action et une agilité d'esprit.
- Cette fiche de poste évoluera en fonction des nouveaux secteurs qu'explorera l'établissement et des nouvelles procédures mises en place par les partenaires de l'établissement.

Gestion du secrétariat de direction :
*Tenue de l'agenda du chef d'établissement : rendez-vous internes et extérieurs
* Tenue de l'agenda des absences des enseignants (maladie, formation, convocation examen, lien avec la vie scolaire dès 7h45.)
* Préparation du livret d'accueil des nouveaux enseignants
*Mise à jour des différentes bases administratives
* Ouvrir, trier, distribuer le courrier reçu, incluant les courriels émanant d'Outlook et Ecole directe
*Préparer les fiches de « prestations restauration » pour la direction et les adjoints
*Rédiger les fiches de poste, recevoir et trier les curriculums vitae et les soumettre à la Responsable Administrative et Financière pour le personnel de droit privé.
*Assurer le suivi des enquêtes de rentrée ainsi que l'enquête lourde du Cidiec et autres enquêtes (Tutelle, rectorat, région, Cerfal en lien avec le Campus et/ou le service administratif)
* Assure le lien avec le Rectorat de Versailles, la Direction diocésaine, la Tutelle lasallienne, la Paroisse, la Préfecture, Mairie et toutes les institutions avec lesquelles l'établissement est en relation (Aforpa, CFA, Cerfal, Isep, Universités.)

- Gestion administrative des enseignants :
*Installation des nouveaux enseignants (Sous contrat avec l'Education Nationale, titulaires, maîtres délégués et suppléants)
*Suivi des dossiers des enseignants (Absence, formation, carrière.) en lien avec la Responsable Administrative et Financière quand les personnels sont également formateurs
* Plan de formation des enseignants (Formiris-Gaia)

*Recherche de suppléants si conditions réunies puis faire le suivi (Rectorat et Direction diocésaine)
* Mise à jour STS WEB, contrôle DHG en relation avec le DDFPT (Directeur Délégué à la Formation Professionnelle et Technologique)
*Déclaration des HSA, indemnités de professeur principal, pactes et ASIE pour les HSE
*Suivi du mouvement des enseignants (suivi du calendrier du rectorat et de la Direction diocésaine)

Expérience dans l'enseignement indispensable
Maîtrise pack-office indispensable
Connaissance logiciel Charlemagne - Ecole Directe souhaitée

Stationnement possible au sein de l'établissement.

Prise de poste au 01/12/2025

Experience: 10 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Assurer un accueil téléphonique,Collecter et analyser des données, des informations,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Logiciel Charlemagne

Langues: Français exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Enseignement secondaire général

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.