Gestionnaire Scolarité Jury - Diplomation H/F - Centralesupelec

CentraleSupélec, Établissement Public à caractère scientifique, culturel et professionnel, constitué sous la forme d'un Grand Établissement est placé sous la tutelle conjointe du ministère de l Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche et du ministère de l'Économie, de l'Industrie et du Numérique.Au sein de la direction des formations, rattaché(e) à la responsable jury/diplomation du pôle « Suivi académique des élèves » de la Direction Des Etudes/Scolarité, la mission générale du poste est de piloter les activités liées à la diplomation des élèves et au suivi des élèves diplômés du cursus CentraleSupélec, ainsi que les activités liées au suivi des élèves diplômés du cursus Centrale.

A ce titre, vos activités seront les suivantes :
Missions cursus CentraleSupélec
-Gérer l'accueil, les appels téléphoniques, le courrier et les e-mails internes et externes
-Identifier les urgences provenant des élèves/personnes externes et transmettre aux personnels concernés
-Préparation, édition, envoi, remise en main propre de toutes les attestations liées au cursus académique des élèves :
Bulletins de notes (1A, 2A, 3A)
Attestations de scolarité : assiduité, bourses etc.
Attestations de diplôme d'ingénieur CentraleSupélec
Attestations de parcours
Attestations de Bachelor pour la PRI
-Diplômes d'ingénieur CentraleSupélec/CESI2/Bachelor en Sciences de l'ingénieur /Diplôme de spécialisation (pour les Freemoov).
-Pour les anciens diplômés, édition et envoi des attestations de diplômes et de scolarité, recherches diverses (copie registre promo, programme des cours, .)
-Réponse aux demandes de vérification de diplômes d'organismes extérieurs (pour les élèves en cours d'étude ou déjà diplômés)
-Participer à la gestion des commissions/jurys : réservation des salles et repas /renfort prise de notes durant les séances / courriers recommandés des décisions de jury
-Participer à la gestion de la cérémonie de remise de diplômes : vérification des listes / ajout d'informations (ex : Mentions) / Impression des diplômes/ Veille concernant les changements éventuels (Ministères, tampons etc.) / Impression des compléments au diplôme/ Etiquetage sur Porte-diplômes / Rangement des diplômes dans les Porte-diplômes.
-Archivage des documents relatifs à chaque promotion (dossiers élèves, documents généraux)

Missions cursus Centrale
Parchemins diplômes /Suppléments aux diplômes
-A la demande de l'alumnus qui n'a pas encore récupéré son diplôme d'ingénieur : envoi par courrier recommandé avec accusé de réception ou remise sur le campus de Saclay. Mise à jour du registre de retrait des diplômes et archivage éventuel des accusés de réception
-A la demande de l'alumnus, suite à perte, vol, changement d'identité ou d'état civil : Edition et remise du duplicata suivant la procédure de l'université Paris Saclay et la législation en vigueur. Scan et archivage sur serveur partagé sécurisé. Mise à jour du registre de duplicata
-En cas de retour de courrier de La Poste d'un diplôme : rangement au coffre suivant la procédure
-Diplôme de bachelor, CESI : idem ci-dessus
-A la demande de l'alumnus, édition du supplément au diplôme suivant le modèle correspondant à la promotion et au cursus suivi. Envoi par email. Archivage.
Attestations / Relevés de notes / Catalogue de cours
-A la demande de l'alumnus, envoi par email ou par courrier, à l'alumnus ou à un organisme tiers :
-Attestations de diplôme ingénieur en langue anglaise ou française
-Attestation de scolarité et de diplôme ingénieur en langue anglaise ou française (elle précise pour chaque année scolaire l'inscription, suivant le modèle adapté au cursus suivi)
-Attestation de suivi des cours en langue française, en langue française ou anglaise
-Attestation de rang dans la promo, en langue française ou anglaise
-Attestation mentionnant l'option suivie en 3A, en langue française ou anglaise
-A la demande de l'alumnus, envoi par email ou par courrier, à l'alumnus ou à un organisme tiers, des relevés de notes en anglais et/ou en français.
-A la demande de l'alumnus, envoi du fichier pdf catalogue de cours d'une année scolaire donnée, en français et/ou en anglais, par email

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Archiver des dossiers et documents de référence,Corriger et mettre en forme un document,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.