Hôtesse d'Accueil - Ville de Bandol H/F - Fonction publique Territoriale

Positionnement hiérarchique :
Directeur Général des Services

Relations fonctionnelle :
Contacts directs et permanents avec le public
- Relations fréquentes avec l'ensemble des services
- Relations avec des fournisseurs
- Relation avec d'autres collectivités

Activités et tâches du poste

Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir le public avec amabilité
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l'expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Mettre en relation des correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- S'adapter aux publics de cultures différentes
- Adapter son intervention aux différents publics
- Gérer un système de mesure de la fréquentation
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
- Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité

Renseignement et orientation du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Présenter des documents d'information et de communication
- Gérer un planning de réservation
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Aider à rédiger des documents administratifs

Gestion et affichage d'informations
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

Savoir socio professionnels :
- Techniques d'accueil, règles de communication
- Organisation et activités des services
- Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'internet
- Techniques de régulation
- Techniques de communication téléphonique
- Caractéristiques des publics
- Règlements intérieurs
- Techniques et outil de communication
- Notions en langues étrangères
- Technique de secrétariat (dactylographie, prise de notes)
- Techniques de capitalisation et de classement de documents
- Techniques de recherche d'information
- Techniques de gestion de planning

Savoirs généraux
- Organisation et organigramme de la collectivité
- Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
- Directives et procédure d'instruction des dossiers
- Procédures de transmission des demandes
- Droits et obligations des usagers

Savoirs relationnels
- Sérieux, ponctualité, écoute, travail en équipe, capacité d'adaptation, discrétion
- Techniques d'accueil et de régulation
- Techniques de médiation et négociation
- Techniques d'écoute