Université Lyon 1 - Responsable du Parcours Mention Santé Publique H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Sous la responsabilité de la Directrice Administrative Adjointe, la personne recrutée aura pour mission(s) la responsabilité des parcours de la Mention Santé Publique comprenant deux masters 1 et six masters 2. Elle encadre hiérarchiquement 2 assistantes administratives et 1 gestionnaire de scolarité et coordonne fonctionnellement avec deux gestionnaires de parcours. Elle coordonne les activités du service, veille au respect de la réglementation et des procédures en vigueur, à leurs évolutions et leurs mises en oeuvre ainsi qu'à la qualité de l'accueil des usagers du service.

Coordination et organisation du cursus universitaire des étudiants inscrits dans les 8 parcours de la Mention Santé Publique :

- Communication sur les parcours de la Mention Santé Publique via le site de Médecine Lyon Est et la participation aux salons
- Coordination de la gestion des emplois du temps avec les assistantes administratives et les gestionnaires de deux parcours
- Accueil et information aux étudiants notamment via l'actualisation des livrets d'accueil
- Organiser la réunion de pré-rentrée des étudiants et contribuer à son animation sur un plan administratif
- Pilotage des inscriptions administrative et pédagogique en lien avec la gestionnaire de scolarité et alerter en cas de difficulté
- Organisation des examens et des soutenances en lien avec les assistantes administratives et les gestionnaires
- Coordonner le suivi des stages par les étudiants en lien avec les responsables pédagogiques et avec la gestionnaire de scolarité
- Piloter l'organisation des relevés de notes, des jurys et des procès verbaux en lien avec la gestionnaire de scolarité
- Organiser les réunions de pilotage avec les responsables pédagogiques et les commissions de perfectionnement de la mention
- Mettre en ligne d'informations sur le blog de la scolarité, réseaux sociaux dédiés et plateforme pédagogique
- Être le référent des responsables pédagogiques sur leurs questionnements
- Maîtriser les maquettes des parcours et leurs organisations et accompagner en cas de conduite de changement
- Piloter le calendrier de la Mention, les modalités de contrôle des connaissances et des compétences ainsi que le budget de la Mention par l'organisation des déplacements, du paiement des prestations d'enseignement, du paiement des vacations

Encadrement hiérarchique de 2 assistantes administrative et d'1 gestionnaire de scolarité et encadrement fonctionnel pour 2 gestionnaires de parcours :

- organiser et réguler l'activité
- accompagner les agents dans leurs missions

Appui au pilotage RH en lien avec la directrice administrative adjointe :

- Lien avec les laboratoires rattachés à l'UFR Médecine Lyon Est : recrutement, campagne RH, suivi des arrêtés...
- Encadrement de l'une des deux assistantes en charge de la dimension RH.

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :
ADE, APOGEE, pack office

Compétences attendues :

- Savoir renseigner, accompagner et accueillir des publics
- Technique d'élaboration de documents (courriers, tableurs excel),
- Technique de rédaction de mails
- Savoir communiquer à l'oral comme à l'écrit
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Savoir alerter et proposer des solutions opérationnelles et règlementaires
- Savoir travailler en équipe
- Compétences managériales
- Qualités d'organisation, rapidité d'exécution, rigueur
- Savoir rappeler les règles de l'Université et de la Composante en terme de scolarité

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Connaissances :

- Connaissance du milieu universitaire
- Connaissances informatiques notamment Excel
- La connaissance des logiciels APOGEE et ADE serait un plus
- Base de la dimension RH de la fonction publique.

Savoir être :

- Gestion du stress et rigueur
- Loyauté et diplomatie
- Autonomie
- Perspicacité et discrétion
- Réactivité