Secrétariat de la Direction du Cabinet - Commune d'Istres H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de Monsieur le Maire, l'agent sera placé sous la responsabilité du directeur de cabinet

ASSURER L'ENSEMBLE DU SUIVI ADMINISTRATIF, LOGISTIQUE ET ORGANISATIONNEL LIÉ AUX FONCTIONS DE VICE-PRÉSIDENT DE LA MÉTROPOLE.
PRÉPARATION DES RÉUNIONS, GESTION DES DOSSIERS, DES DÉPLACEMENTS, TRAITEMENT DU COURRIER ET COORDINATION ENTRE LES INSTANCES MÉTROPOLITAINES.

Activités principales du poste :
- Préparer les dossiers des réunions du Maire dans le cadre de sa délégation de Vice-Président de la Métropole ... collecte des documents, relecture, mise en forme, diffusion
- Assurer la mise à jour et le suivi des dossiers en cours
- Planifier et organiser les réunions de coordination entre la mairie, les élus métropolitains et les différentes institutions
- Réceptionner et vérifier la diffusion des comptes rendus
- Gérer les agendas du Maire et des Vice-Présidents pour la planification des réunions et la
coordination avec les différents services, institutions ...
- Organiser la logistique des réunions et déplacements sur le territoire métropolitain
- Assurer la cohérence des planning avec les obligations institutionnelles (Conseils,
Commissions ... )
- Traitement des appels téléphoniques avec différentes institutions (Préfecture, Sous-Préfecture, Métropole, Gipreb, GPMM .... )
- Assurer la réception, le tri et l'enregistrement du courrier « arrivé » adressé au Maire dans le cadre de sa délégation de Vice-Président
- Frapper, mettre en forme et suivre les courriers réponses

Savoir (connaissances théoriques, titres requis*):
- Connaissance du fonctionnement de la Métropole et des différentes instances
- Maîtrise de l'orthographe
- Maîtrise des procédures administrative

Savoir-faire (connaissances pratiques):
- Capacité à gérer plusieurs agendas simultanément
- Rigueur et sens de l'organisation dans la préparation et le suivi des dossiers
- Discrétion, sens de la confidentialité

Savoir-être (qualités relationnelles, esprit d'équipe ... ):
- Sens du relationnel et du service public
- Réactivité, autonomie et capacité d'adaptation