Responsable du Service Accueil - Etat Civil - Elections - Mairie de Châteaugiron H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de la Direction Générale des Services, le/la Responsable du Service Accueil et Etat-Civil est chargé(e) d'assurer le bon fonctionnement du service, de coordonner, organiser et animer le service d'accueil (physique et téléphonique).

* GESTION ET ORGANISATION DU POLE ACCUEIL

- Piloter et encadrer les agents du pôle
- Etre force de proposition sur l'optimisation du service
- Spécialisation Affaires Générales et Etat-Civil

* Activités Principales

- Supervision de l'activité de l'accueil : organisation et planification des ressources selon les flux
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Mise en ½uvre des moyens nécessaires pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses aux différents types d'accueil (garant de la qualité de l'accueil)
- Accompagnement professionnel des agents (information, conseils personnalisés...) et identification des adaptations et des besoins de formation nécessaires
- Mise à jour permanente des procédures de chaque agent
- Prise en charge des accueils difficiles et conflictuels
- Présenter des documents d'information et de communication
- Evaluation de la qualité de l'accueil
- Gérer les plannings de réservation

* Gestion de l'Etat-Civil

- Réalisation de contrôles préalables des actes
- Organisation de procédure de contrôle lors des rédactions de délivrance et d'apposition de mentions afin de minorer les risques d'erreur
- Procédure de contrôle des actes
- Procédure de rédaction des mentions
- Mise à jour selon le code civil
- Organisation des nouvelles attributions

* Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins

- Tenue de la liste électorale : inscriptions, radiations, révision de la liste, établissement des tableaux et des cartes électorales
- Organisation des scrutins

* Participation à l'organisation du recensement de la population

- Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement
- Constituer et organiser l'équipe des agents recenseurs
- Organiser la transmission des documents à l'INSEE et l'élimination des documents restants

Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service public, en lien avec les activités de l'agent et en fonction de ses compétences.

Connaissances :
Maîtrise des techniques d'accueil et de communication
Maîtrise du Pack Office
Capacité rédactionnelle
Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des missions des services
Bonne connaissance en Etat-Civil

Expérience savoir faire :
Communiquer, Anticiper, Accueillir
Coordonner, Informer, Collaborer, Prioriser, Prendre des Initiatives
Animer une équipe
Gérer les situations conflictuelles

Savoir être :
Discrétion indispensable
Rigueur et analyse
Organisation et méthode
Très bon relationnel / Etre à l'écoute
Réactivité / Bonne adaptation
Esprit d'initiative et d'anticipation

Relations directes et permanentes avec les usagers et les administrés
En interne : Maire, Elus, DGS, responsables et agents
Référent avec le procureur
Relations avec d'autres collectivités territoriales, la préfecture, le ministère de la défense et l'INSEE