Assistant Administration des Ventes et Facturation H/F - Cocktail Vision

Cocktail Vision est une entreprise vendéenne innovante, spécialisée dans l'affichage LED depuis plus de 30 ans et regroupant plusieurs sociétés. En pleine expansion, nous offrons des solutions à la fois créatives et originales pour accompagner nos clients dans leurs projets de communication.

Notre mission est de répondre aux enjeux environnementaux avec des solutions concrètes, modernes et durables. En privilégiant l'affichage numérique, nous réduisons l'utilisation de papier, de colle, d'encre et de solvants, habituellement requis par l'affichage traditionnel.

Positionnée sur un marché haut de gamme et bénéficiant d'une notoriété grandissante, Cocktail Vision se distingue par l'innovation et le dynamisme de ses solutions.

Vous souhaitez rejoindre une entreprise à taille humaine en pleine croissance, où l'on ne s'ennuie jamais ? Envoyez-nous votre candidature et intégrez une équipe dynamique !Dans le cadre du développement de ses activités et de la structuration de ses fonctions supports, nous recherchons un Assistant administration des ventes et facturation H/F.

Sous la responsabilité de la Direction Générale, vos principales missions seront les suivantes :

1. Gestion et pilotage de la facturation :

- Assurer l'émission et le suivi des factures clients pour certaines entités du Groupe.
- Veiller à la conformité des factures avec les contrats, bons de commande ou prestations livrées.
- Créer et améliorer les processus de facturation existants pour garantir rapidité, fiabilité et traçabilité.
- Gérer les avoirs et les refacturations internes/inter-entreprises si nécessaire.
- Mettre en place des indicateurs de performance de facturation (délais, montants facturés, retards...).
- Fournir des tableaux de bord mensuels à la Direction si nécessaire.

2. Suivi administratif, logistique et commercial des ventes :

- Assister les équipes commerciales et managers commerciaux en lien avec la Direction commerciale du Groupe.
- Coordonner, anticiper, organiser et gérer les priorités définies par la Direction commerciale.
- Produire, éditer et envoyer les bons de commande, devis et propositions commerciales aux clients.
- Tenir rigoureuse le logiciel de planification de la programmation publicitaire du réseau Cocktail Vision.
- Mettre à jour les documents de suivi des ventes et la consommation de clients en matière de diffusion publicitaire.
- Diffuser l'information auprès des personnes concernées (commerce, équipe vidéo, équipe technique).
- Assurer le secrétariat administratif (rédaction de tous types de courriers, classement, archivage de différents dossiers) en relation avec le commerce.
- Assister les membres de la Direction commerciale afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de plannings, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil).
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Compétences relationnelles :

- Excellentes aptitudes en communication orale.
- Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des interlocuteurs variés (clients, prestataires, collaborateurs).
- Sens du service client et capacité à gérer les demandes avec réactivité.

Compétences techniques :

- Maîtrise des outils bureautiques (très bon niveau sur Excel).
- Connaissance d'un ou plusieurs logiciels de facturation/ERP.
- Connaissance des règles fiscales et légales liées à la facturation.

Qualités personnelles :

- Rigueur et sens de l'organisation.
- Autonomie, fiabilité et discrétion.
- Esprit d'analyse et force de proposition pour l'amélioration les processus.

Qualifications :

- Niveau BAC.
- Appétence pour les chiffres.
- Expérience de 3 ans dans un poste similaire.