Secrétaire Administratif - Administrative des Résidences - Ug Savh H/F - Pôle Emploi

Poste à pourvoir au sein de l'Unité de Gestion Savoie Hébergement en CDD jusqu'au 31/08/2026, prolongation de contrat possible.

Poste à temps plein, 38h/semaine sur 5 jours ou 4,5 jours, du lundi au vendredi. 51 jours de congés et RTT à l'année (proratisé à la date de prise de poste). Congés à prendre selon le calendrier des vacances universitaires et scolaires.
Déplacements possibles au sein des résidences universitaires Savoie Hébergement : Foyer Etudiant des Alpes, Cardinière, Comte Vert, Résidence du Nivolet/Chaney, Résidences du Bourget du lac.
Missions : Placé(e) sous la responsabilité de la directrice de l'unité de gestion et de la directrice adjointe en l'absence de la directrice, la secrétaire administrative des résidences est chargée d'assurer l'ensemble des tâches relatives à la gestion locative et financière de l'hébergement, la gestion locative au profit des étudiants : accueil, secrétariat administratif et financier.

Activités principales (liste non exhaustive) :
Aide et assite la direction de l'unité de gestion
Être le lien entre les accueils de résidence et le pôle logement
Suivre les affectations par résidence - suivi des arrivées et départs - optimisation du taux d'occupation - suivi des places disponibles et transmission au pôle logement
Préparation des tours d'affectation
Préparation et suivi des dossiers LEI / DRI - Elaboration et suivi de tableaux de bord
Assurer un soutien auprès des accueils en période de forte activité (traitement des dossiers d'admission EBAIL, gestion des arrivées et des départs, réalisation d'état des lieux ponctuellement)
Effectue le suivi des impayés
Prépare les dossiers présentés à la commission des impayés
Effectue le suivi des débiteurs et les relances
Suivi des dossiers de mise au contentieux en collaboration avec le secrétariat hébergement
Contrôle et relance la saisie des contrats de cautionnement Visale
Assure les déclarations de mise en jeux et le suivi des dossiers Visale
Gestion et vérification des loyers et dégradations
Effectue la vérification des erreurs de constatations, des listes de provisions
Effectue la vérification des tarifs paramétrés dans l'outil de gestion locative
Saisie des encaissements par chèque, carte bleue, espèces
Réalise le contrôle des droits constatés (loyers, dégradations, prestations) : contrôles des constatations, vérification des tarifs, déconstatations,
Quittancement
Saisie et contrôle des remboursements CAF ou trop-perçus,
Vérification et validation des RIB
Effectue la remise de chèques EDENRED
Assure la gestion des conventions courts et moyens séjours (identification des besoins des partenaires ou usagers, contrôle des pièces, rédaction et transmission des conventions)
Suivi de facturation et paiement en lien avec le secrétariat et la régisseuse
Effectue ponctuellement le dépôt des factures sur Chorus Pro
Gestion, contrôle et transmission des fichiers CAF : APL ALS
Participe à l'organisation et au suivi de la campagne des renouvellements
Planifie et contrôle les plages des rendez-vous d'arrivée et de départ
Assurer des taches de secrétariat de direction
Assister la direction dans les démarches administratives
Rédaction de courriers, comptes-rendus, préparation de tableaux de suivi
Participe aux réunions de service
Rédaction et diffusion de comptes-rendus de réunions, courriers, procédures
Vérifie les affichages en résidence et alerte sur la pertinence des informations (informations permanentes et campagnes destinées aux étudiants)
Participe aux manifestations organisées par le Crous Grenoble Alpes et l'unité de gestion Savoie hébergement (Conseil de Résidence, journée portes-ouvertes, exercices incendie, groupe de travail .)

Un envoi de la fiche de poste complète sera réalisée auprès des candidats présélectionnés.

Pour candidater CV + lettre de motivation obligatoire

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Définir des besoins en approvisionnement,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Autres hébergements

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.