Office Assistant - CDI H/F - Adexgroup

AdexGroup est acteur majeur dans le secteur de la bureautique et des solutions high tech !

Depuis plus de 30 ans, nous accompagnons les entreprises dans leur transformation digitale, avec une énergie constante et une volonté d'évoluer avec nos clients.

Une entreprise dynamique

Sur un marché de plus de 3 milliards d'euros, nous avançons avec agilité et innovation pour proposer des solutions toujours à la pointe.

Un leader engagé

Notre démarche RSE guide nos choix : offres éco-responsables, partenaires partageant nos valeurs, et une attention permanente à réduire notre impact environnemental.

Diversité des activités

Autour de 7 métiers : L'impression (coeur de métier), les solutions informatiques, la dématérialisation, la téléphonie, le Fournisseur d'Accès Internet, les fournitures de bureau (All Office) et l'aménagement de bureaux.

Des perspectives d'évolution

Avec plus de 3 500 clients actifs et 22 M€ de chiffre d'affaires, nous développons en permanence de nouvelles solutions (financement, Cloud, hotline...) et offrons à nos collaborateurs des opportunités pour grandir avec nous.

Un esprit familial

Filiale à taille humaine, AdexGroup c'est une équipe soudée où proximité, convivialité et entraide rythment le quotidien. Parce que pour nous, la performance ne vaut que si elle se vit ensemble.

Si nos valeurs et engagements vous font écho et que vous cherchez votre prochain défi professionnel, n'hésitez plus, postulez !Nous recherchons un collaborateur pour l'un de nos clients : White & Case, cabinet d'avocats d'affaires international, basé à Paris et comprenant plus de 200 avocats apportant leur expertise tant en conseil qu'en contentieux, dans tous les domaines clés du droit des affaires.

Au sein d'une équipe de 5 personnes du département Opérations et sous la supervision de la Senior Opérations Manager, vous occuperez un rôle polyvalent et participerez à la réalisation de missions opérationnelles indispensables au bon fonctionnement du Cabinet.

Vos missions couvriront deux pôles-clés des services support :

- Services Généraux : exploitation de la maintenance, environnement de travail, services aux occupants, sûreté
- Services Reprographie/Courrier

Vous contribuerez à structurer et assumer principalement les missions suivantes :
- Exploitation, maintenance du site et service aux occupants :
- Se charger de l'entretien et maintenance courante des installations et/ou des interventions en-cours/attendues des prestataires extérieurs, suivi des actions, contrôle des actions et tickets ouverts, participation ponctuelle ;
- Suivre administrativement les dossiers du service : devis/ordres de services, contrats, commandes et livraison : passation des commandes, suivi des livraisons, contrôle des factures, gestion des réclamations, e-archivage. Recenser et traiter les dysfonctionnements (visuels et structurels) en termes de maintenance et de qualité de service attendu (équipe interne/prestataires externes) ;
- Garantir un service d'excellence selon les standards White & Case ;
- Préparer les bureaux en fonction des arrivées et départs en coordination avec les services connexes (IT, Cleaning...)
- Mise en place et manutention du mobilier en lien avec les événements Clients en coordination avec le service Guest Services
- Escalader les risques et améliorations vers le Senior Operations Manager
- Reprographie:

- Réceptionner et effectuer les travaux de reprographie conformément aux consignes en priorisant les taches ;
- Editer et effectuer les reliures de divers documents en quantité importantes (reliures, assemblage, découpe, agrafage...) ;
- Vérifier la conformité et la qualité des documents imprimés ;
- Alimenter le stock de papier au niveau des photocopieuses (Multifunctions Devices)
- Suivre et commander les consommables du périmètre ;
- Intervention et suivi des matériels d'impression : installation, maintenance de premier niveau, l'approvisionnement des stocks, remplacement des consommables, suivi et communication sur les interventions techniques ;
- Ponctuellement assurer des permanences en lien avec l'activité du Cabinet (closings)

3- Courrier

- Réceptionner les livraisons, notamment de fournitures de bureau ;
- Collecter, trier, distribuer et affranchir quotidiennement les courriers reçus et à envoyer ;
- Réaliser l'expédition et le suivi des envois spécifiques (DHL, Fedex, recommandés) ;
- Assister à la destruction de documents confidentiels
- Ponctuellement assurer des permanences en lien avec l'activité du service dans sa globalité.

Compétences requises :

- Une première expérience dans le domaine est idéalement souhaitée (mais n'est pas un prérequis)
- Excellentes qualités relationnelles
- Très bonne présentation
- Capacité à collaborer dans un environnement exigeant et à respecter des délais serrés ;
- Dynamique, rigoureux et organisé(e), vous appréciez le travail de terrain en y apportant votre sens de l'initiative
Poste à pourvoir dès que possible

Poste en CDI à temps plein (35h), basé à Paris (Place Vendôme)

Rémunération : SMIC ou selon profil