Agent en Charge de la Gestion des Affaires Civiles H/F - Mairie

Sous l'autorité de la Directrice des Affaires Civiles et Accueil des Administrés, l'agent accueille, oriente, renseigne le public dans le respect des règles et consignes de sécurité en vigueur au sein de l'Hôtel de Ville pour l'accueil du public.
Au titre de cette mission d'accueil, il/elle est garant(e) de l'image de la collectivité auprès des administrés et veille à assurer un accueil de qualité.
Aussi, il/elle instruit les demandes relevant du champ d'intervention des Affaires Civiles, dans le respect des procédures établies.
Missions en lien avec l'instruction des demandes administratives :
Assurer les inscriptions sur liste électorale, participer à l'organisation des élections ;
Etablir le recensement citoyen des jeunes dès 16 ans ;
Recevoir les déclarations relatives à l'état-civil, établir les actes d'état-civil, établir et délivrer les livrets de famille :
Enregistrer les Pacs ;
Faire les rectifications administratives d'état civil ;
Faire les mentions en marge des actes d'état civil ;
Enregistrer les changements de prénoms ;
Enregistrement des demandes COMEDEC ;
Constituer les dossiers de mariage, noces d'or, noces de diamant, baptêmes et assister à leur célébration ;
Traiter les demandes diverses en matière d'affaires générales : légalisations de signature, attestations d'accueil, licence de débits de boissons, statuts de syndicats, certificats divers, certifications conformes. ;
Assurer le suivi des dossiers de concessions : achats, renouvellements, inhumations. ;
Traiter les demandes diverses en matière d'affaires générales : légalisations de signature, attestations d'accueil, licence de débits de boissons, statuts de syndicats, certificats divers, certifications conformes.
Instruire les demandes de CNI-PASSEPORTS biométriques ;
Selon les besoins du service, l'agent pourra être amené à traiter les demandes funéraires.
Compétences expertise métier :
Connaissance de l'environnement institutionnel
Connaissance du code civil, du code électoral et de la législation funéraire
Connaissance des procédures relatives aux formalités administratives
Connaissance des logiciels métier : Adagio, Mélodie, Recensement citoyen, formalités administratives, logicime
Compétences transversales :
Bonne élocution et facilité orale
Sens du service public
Adaptabilité, polyvalence sur l'ensemble des missions, flexibilité du travail
Sens du travail en équipe
Rigueur administrative et auto contrôle -
Savoir travailler en situation de stress
Sens de la médiation en cas de situation de conflit avec un usagerSous l'autorité de la Directrice des Affaires Civiles et Accueil des Administrés, l'agent accueille, oriente, renseigne le public dans le respect des règles et consignes de sécurité en vigueur au sein de l'Hôtel de Ville pour l'accueil du public.
Au titre de cette mission d'accueil, il/elle est garant(e) de l'image de la collectivité auprès des administrés et veille à assurer un accueil de qualité.
Aussi, il/elle instruit les demandes relevant du champ d'intervention des Affaires Civiles, dans le respect des procédures établies.
Missions en lien avec l'instruction des demandes administratives :
Assurer les inscriptions sur liste électorale, participer à l'organisation des élections ;
Etablir le recensement citoyen des jeunes dès 16 ans ;
Recevoir les déclarations relatives à l'état-civil, établir les actes d'état-civil, établir et délivrer les livrets de famille :
Enregistrer les Pacs ;
Faire les rectifications administratives d'état civil ;
Faire les mentions en marge des actes d'état civil ;
Enregistrer les changements de prénoms ;
Enregistrement des demandes COMEDEC ;
Constituer les dossiers de mariage, noces d'or, noces de diamant, baptêmes et assister à leur célébration ;
Traiter les demandes diverses en matière d'affaires générales : légalisations de signature, attestations d'accueil, licence de débits de boissons, statuts de syndicats, certificats divers, certifications conformes. ;
Assurer le suivi des dossiers de concessions

Experience: 2 An(s) - dans l'accueil

Compétences: Gestion administrative du courrier,Utiliser les outils numériques,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Contrôler la conformité des données,Travail les samedis matin (1 sur 2 par roulement),Grande disponibilité en période éléctorale,Permanence mariage samedi après-midi par roulement

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.