Adjoint en Charge de la Coordination Administrative H/F - Departement de la Vienne

Le département de la Vienne recrute un adjoint en charge de la coordination administrative sur le territoire de Châtellerault en CDD jusqu'au 31 mars 2026. L'adjoint en charge de la coordination administrative a pour principale mission d'être garants
d'un fonctionnement optimal de l'accueil et des fonctions support au service de l'ensemble
des directions présentes sur le territoire de Châtellerault.

Manager l'équipe des assistants administratifs de territoire :

- Encadrer les agents sous sa responsabilité hiérarchique à la MDS et à la MDS de
Proximité.
- Répartir la charge de travail en tenant compte des urgences et des priorités
- Animer des réunions au sein de l'équipe administrative
- Soutenir l'équipe administrative et d'accueil dans les situations d'accueil complexe
- Assurer la gestion quotidienne de l'équipe (congés, temps de travail.)

Etre garant de la qualité d'accueil des usagers au sein des MDS-P :

- Garantir le bon fonctionnement du pôle administratif et la continuité de l'accueil pour
l'ensemble des services présents sur le territoire en MDS et MDS de Proximité
- Etre garant de la bonne circulation de l'information et de la qualité de la réponse aux
demandes des usagers grâce à des outils adaptés
- Prendre en compte l'expression des personnes accueillies
- Participer à la bonne articulation avec les partenaires locaux en termes d'orientation
des usagers.

Garantir l'application des procédures administratives de l'action sociale et de l'aide
sociale à l'enfance (en direct ou par délégation pour ce qui concerne l'ASE) :

- Garantir la bonne exécution des tâches administratives relatives à l'action sociale, le
respect des procédures et l'utilisation adéquate des outils (notamment IODAS, le
tableau de référencement, le rapport d'activités, .)
- Garantir la tenue du dossier famille et enfant, son transfert et son archivage
- Assurer les missions ASE relevant de l'ACCA
- Assure les statistiques de rendu compte nécessaire au service et le bilan d'activité.

Assurer les fonctions support au service de l'ensemble des directions présentes :

- Encourager et maintenir des liens fonctionnels de qualité entre les différents pôles
présents sur le territoire,
- En lien avec les responsables de pôles, s'assurer de la bonne circulation de
l'information sur le territoire
- Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions internes au territoire
- Participer en lien avec le coordinateur à la gestion fonctionnelle et logistique des
différents lieux du territoire (travaux, véhicules, affaires générales, informatique,
aménagement de bureaux.).

Participer à la conception et à la mise en oeuvre des projets du territoire et de la
DGAS :

- Participer et être force de propositions dans les différents projets transversaux
- Tenir des indicateurs de gestion des politiques de
solidarités, établir des statistiques et participer à
leur analyse
- Proposer des outils afin d'améliorer la gestion
des dossiers et les procédures
- Participer à l'harmonisation des pratiques entre la
MDS siège et la MDS de proximité.

Experience: 4 Mois

Compétences: Proposer des améliorations pour optimiser les processus,Animer, coordonner une équipe,Faire preuve d'appétence pour l'utilisation de logiciels numériques et de nouvelles technologies,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.