Assistant de Direction et Vie Institutionnelle H/F - Universite D'aix Marseille

Avec ses 74 000 étudiants, 8 000 personnels, 130 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes de recherche, et un budget de 750M ?uros, Aix-Marseille Université se positionne au premier rang des universités françaises et francophones.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France sont couverts.
Aix-Marseille université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.Acteur stratégique d'Aix-Marseille Université, la Fondation constitue un levier majeur de financements et d'accompagnement de projets scientifiques et académiques de grande ampleur, avec une ambition forte : contribuer à l'excellence et au rayonnement de la recherche et de la formation à l'échelle nationale et internationale.

Dans un environnement en constante évolution, la Fondation doit :
Articuler ses actions avec la stratégie globale d'Aix-Marseille Université et ses services ;
Collaborer étroitement avec les unités de recherche, les composantes (UFR, écoles, instituts) et de nombreux partenaires (organismes de recherche, collectivités, acteurs économiques) ;
Garantir la transparence, la qualité de gestion et l'évaluation de l'impact de ses dispositifs, notamment dans le cadre du programme France 2030.
Rejoindre la Fondation Amidex, c'est participer à une mission à haute valeur ajoutée, au service de projets structurants pour le territoire et au coeur des grands enjeux scientifiques, économiques et sociétaux.

Vos missions
Rattaché(e) aux co-directeurs et au Vice-Président délégué à la Fondation, vous jouerez un rôle clé dans le soutien et l'organisation administrative de la Fondation Amidex et de son équipe de direction. Vous contribuerez à la bonne gestion des moyens internes de la gouvernance de la Fondation.

Vous serez en charge de :

Préparer les calendriers et rétroplannings relatifs aux instances de la Fondation et assurer la réalisation de toutes les missions y afférent, en veillant au respect des procédures administratives (invitations calendaires, recensement des membres conviés, gestion des parapheurs, constitution des dossiers documentaires, consultation de la Présidence pour validation des supports, comptes-rendus de séance) ;
Piloter, aux côtés de la chargée de communication et de l'équipe de direction, l'organisation :

Des Boards Stratégiques de la Fondation et le déplacement des experts ;
Des événements et conférences visant à promouvoir l'activité de la Fondation

Constituer les dossiers pour, et organiser, les réunions de la Direction (Présidence, Gouvernance, Direction Générale des Services, directions et servi ces centraux, unités de recherche et composantes du Site) ;

Veiller à la circulation de l'information avec les parties prenantes de la Fondation ;
Garantir la représentation de la Fondation par la Direction dans tout événement ou instance nécessitant sa visibilité ;
Articuler l'activité de l'assistanat de direction avec les membres de la Fondation et les accompagner dans leur démarche administrative ;
Contribuer à la démarche qualité de la Fondation, en assurant la conformité des dossiers d'ordre administratif et en co-définissant une méthodologie d'archivage numérique et matériel des éléments de preuve ;
Assurer les missions de gestion financière relatives aux événements de la Fondation et aux déplacements de l'équipe de Direction et de la Vice-Présidence.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Gérer un planning,Organiser des déplacements professionnels,Piloter une activité,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.