Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F - Ecole Francaise D'orthopedagogie

Accueil et intendance
- Réceptionner et gérer les appels téléphoniques
- Gérer les mails de la boîte « secrétariat »
- Appuyer la direction dans la mise en place d' outils de reporting et de suivi administratif

Missions administratives
- Gestion administrative des formations : inscriptions, convocations, admissions, questionnaire et confirmation aux différents partenaires (formateurs et fournisseurs).
- Gestion des dossiers stagiaires avec prise en charge auprès d'organismes financeurs notamment Pôle Emploi et Formiris : inscription de la formation sur leur plate-forme dédiée, dépôt des devis pour les stagiaires, dépôt et suivi des factures.
- Ajustement des processus en fonction des demandes administratives spécifiques à chaque organisme financeurs.
- Préparation de tous les documents administratifs nécessaires à la formation. Rédaction de mails et de courriers à destination des stagiaires et/ou des partenaires
- Classement et archivage des documents administratifs et comptables
- Mise en page des documents de formation : programmes, contrats, courriers divers.
- Rédaction et envoi des courriers administratifs.
- Mise en page des documents de formation : programmes, contrats, courriers divers.
- Rédaction et envoi des courriers administratifs.
Comptabilité :
- Gestion et suivi de la facturation des prestataires
- Gestion des dossiers stagiaires : réalisation des devis, facturation, saisie des règlements, tableau de suivi.
- Envoi des éléments au cabinet comptable.

Communication :
- Envoi des programmes à la webmaster pour les mises à jour du site Internet.
- Communication de nos évènements ou activités via les réseaux sociaux

Experience: 1 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,autonomie, flexibilité, réactivité;

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.