Assistant du Pôle Immobilier H/F - Apprentis d'Auteuil

Vous voulez rejoindre une organisation à fort impact social pour donner plus de sens à votre travail ?

Alors il y a de grandes chances que vous ayez envie de lire la suite...

Ce que nous vous proposons

La direction des libéralités des Apprentis d'Auteuil traite des dossiers de legs, donations et assurances-vie ouverts au profit de la fondation. Elle recherche aujourd'hui un(e) assistant(e) pour le pôle immobilier.

Rattaché(e) au Responsable du pôle immobilier, vous contribuez activement à la bonne marche du pôle et au suivi du parc immobilier issu des libéralités. Vous assurez un rôle clé d'appui administratif, logistique et organisationnel, en lien avec les juristes et les autres pôles de la DLRT.

Vos missions

1. Gestion administrative et traitement de l'information
Organiser et classer les dossiers arrivés à échéance, assurer leur archivage en lien avec les pôles succession et aide au pilotage.
Assurer les missions de secrétariat du pôle (standard téléphonique, traitement des courriels de la boîte générale, gestion du courrier entrant et sortant).
Mettre à jour la base de données du pôle immobilier et proposer des améliorations continues.
Produire et suivre des indicateurs (prévisions de ventes, reporting périodique, rappels de comité de suivi).
Contribuer à la communication du pôle en lien avec le responsable immobilier et la promotion des libéralités.

2. Support organisationnel et logistique
Gérer les imprévus et appuyer le responsable de pôle dans la résolution des difficultés opérationnelles.
Répondre aux demandes des juristes et du responsable de pôle pour l'entretien, la mise en sécurité et la bonne gestion du parc immobilier.
Organiser des réunions périodiques avec les juristes (en coordination avec le pôle succession).
Élaborer et mettre en forme des documents et modèles utiles au fonctionnement du pôle.

3. Gestion du parc immobilier issu des legs
Assurer le suivi des travaux d'entretien et de maintenance en lien avec les juristes.
Définir et suivre le budget de fonctionnement lié au parc immobilier.
Gérer la relation avec les fournisseurs et prestataires.
Mettre en place un tableau de bord de suivi des travaux et en assurer le reporting.

4. Outils et pilotage
Extraire et consolider les données nécessaires au suivi de l'activité pour le compte du responsable de pôle.
Contribuer à l'expression des besoins fonctionnels du futur logiciel de gestion, en collaboration avec le pôle aide au pilotage et les juristes.

Nos avantages

Télétravail partiel jusqu'à 2 jours /semaine